Gestión documental fehaciente

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Gestión documental fehaciente

La gestión documental es fundamental, no solo para la organización y conservación de documentos, sino también como un elemento clave para conectar con empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders críticos para la empresa. Voy a intentar sintetizar la importancia de esta herramienta, estratégica para cualquier negocio.

Eficiencia operativa y reducción de costes

La implementación de estos sistemas optimiza los procesos de negocio al digitalizar, organizar y automatizar el flujo de documentos. Esto reduce significativamente los tiempos de búsqueda y acceso a la información, minimizando los errores humanos y disminuyendo los costes asociados al manejo y almacenamiento de papel. La eficiencia operativa que se logra permite a la empresa ser más ágil y competitiva en el mercado.

Mejora de la comunicación y la colaboración

Una gestión documental real y efectiva, facilita la comunicación y colaboración tanto desde el punto de vista interno como externo. Al centralizar la documentación en una plataforma accesible, como pudiera ser “eaglemerge” conectada con “factorymail”, se asegura que todos los interesados dispongan de la información necesaria para realizar su trabajo de manera eficiente. Esto es especialmente relevante en entornos donde el trabajo remoto y los equipos distribuidos son cada vez más comunes, requiriendo herramientas que soporten una colaboración sin barreras geográficas ni temporales.

Cumplimiento normativo y seguridad de la información

La capacidad de gestionar adecuadamente los documentos es esencial para cumplir con la normativa que afecta actualmente a todas las empresas, ya que ayuda a asegurar que los documentos sean almacenados, protegidos y destruidos siguiendo los requisitos legales, mediante avanzadas medidas de seguridad y control de acceso que protegen la información sensible de accesos no autorizados, garantizando la confidencialidad y la integridad de los datos.

Soporte para la toma de decisiones

Proporcionan a directivos y equipos de gestión un acceso rápido a información crítica y análisis de datos, facilitando una toma de decisiones más informada y basada en evidencias mejorando así la eficacia organizacional.

Sostenibilidad y RSE

Por último, la digitalización de documentos y una gestión documental eficiente también responde a un compromiso con la sostenibilidad ambiental, reduciendo la dependencia del papel. Este enfoque, además de beneficiar al medio ambiente, mejora la imagen de nuestra empresa.

En definitiva, la gestión documental es una herramienta estratégica que trasciende su papel tradicional de almacenamiento y organización de documentos. Su implementación adecuada puede transformar significativamente la forma en que una empresa se conecta con sus empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders, promoviendo la eficiencia, la colaboración, el cumplimiento, la toma de decisiones informada y la sostenibilidad. En el contexto actual, caracterizado por la transformación digital y la rápida evolución del mercado, la gestión documental se convierte en un elemento crítico para el éxito y la competitividad a medio y largo plazo.

José María Marco

Más información:

 eagleMerge de IPGSoft

Factorymail (Comunicaciones fehacientes)

La computación en la nube

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La computación en la nube

La computación en “la nube” es un modelo que permite el acceso, siempre bajo demanda y a través de la red, a un conjunto compartido de recursos informáticos configurables, como pueden ser: Redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios, que se ponen a disposición del usuario rápidamente y con un esfuerzo de gestión mínimo por su parte.

“La nube”, seguramente representa uno de los avances más significativos en la tecnología de la información (TI) de las últimas décadas, pues ofrece una infraestructura flexible, escalable y eficiente, transformando la forma en que las empresas, y organizaciones en general, gestionan y despliegan sus recursos informáticos.

Tipo de Nube

Los clientes no suelen optar por un modelo puro, sino que mezclan los diferentes tipos existentes:

Nube pública: Los servicios se ofrecen a través de Internet y están disponibles para cualquiera que desee adquirirlos, donde la infraestructura la pone enteramente un proveedor externo y la empresa consume los recursos. Algún ejemplo de nube pública son: Amazon, Google Cloud, IBM Cloud o Microsoft Azure.

Nube privada: La infraestructura de este tipo de nube es operada exclusivamente para una empresa. Puede ser gestionada por la propia empresa o por un tercero y puede estar ubicada en las instalaciones de la organización o fuera de ellas.

Nube híbrida: Combina nubes privadas y públicas, permitiendo el intercambio de datos y aplicaciones entre ellas, ofreciendo una mayor flexibilidad y opciones de despliegue. Pueden estar interconectadas a través de redes LAN, VPN, o mediante API.

Multiclouds: Cuando confluyen en un cliente dos proveedores ya sean de nube pública o privada. Suele ser la más usada.

Tipo de Servicios

SaaS, Software como servicio: El usuario utiliza la aplicación del proveedor (CRM, ERP, correo…), que se ejecuta en una infraestructura de nube. Las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos a través de un navegador web.

PaaS, Plataforma como servicio: El usuario despliega en la nube aplicaciones creadas o adquiridas, utilizando herramientas de programación y bibliotecas proporcionadas por el proveedor. La solemos utilizar los desarrolladores de software para desarrollar e implantar proyectos, despreocupándonos de mantener infraestructuras de sistemas propios.

IaaS, Infraestructura como servicio: El usuario dispone de servidores, procesamiento, almacenamiento, redes, sistemas de conectividad y seguridad, así como otros recursos de informática – que antes se instalaban en casa del cliente-, donde puede desplegar y ejecutar software arbitrario, y que puede además incluir sistemas operativos y aplicaciones.

Ventajas e inconvenientes

“La nube” ofrece numerosas ventajas, incluyendo la reducción de costos por eliminación de la inversión en hardware y software, escalabilidad, flexibilidad en el manejo de las cargas de trabajo fluctuantes, mejora en la eficiencia de los procesos de TI, y la capacidad de innovar rápidamente al probar nuevas ideas, sin una inversión financiera significativa.

Pero también tiene algunos inconvenientes:

• Si caen las comunicaciones o se ralentizan, el servicio dejará de funcionar.
• Aunque los servicios tienen unas tarifas regladas, debemos controlar siempre los recursos que estamos utilizando para no acabar pagando más de la cuenta.
• Poner mucha atención a las copias de seguridad, pues aunque los proveedores responden cada día mejor, es importante nos descuidarlas y tenerlas bajo control en todo momento.
• Asegurar la ubicación geográfica de nuestro proveedor, básicamente por dos motivos:
  • Seguridad en cuanto a dónde están almacenados nuestros datos
  • Posibles problemas por la legislación vigente en el país donde está ubicado legal y fiscalmente nuestro proveedor.
• Por último, asegurarnos de que en cualquier momento podemos migrar a otras soluciones sin ningún problema, ya sea de tipo legal o técnico.

En definitiva, “la nube” ha revolucionado la forma en que las empresas acceden y utilizan los recursos informáticos, ofreciendo una flexibilidad, eficiencia y escalabilidad sin precedentes. Al comprender sus fundamentos, modelos y tipos, Las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre cómo y cuándo incorporar “la nube” en su estrategia tecnológica. A medida que este paradigma continúa evolucionando, seguirá ofreciendo oportunidades transformadoras para las empresas de todos los tamaños y sectores.

José María Marco

Más información: IPGSoft

Algunas consideraciones a tener en cuenta cuando inicias tu propio negocio

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Algunas consideraciones a tener en cuenta cuando inicias tu propio negocio

Pasé unos años de 2.011 a 2016, como formador del proyecto “Yuzz emprendedores”, primero con “Banesto” como patrocinador principal y luego con “Santander Universidades”, donde impartía lo que ellos llamaban “master class” sobre “Control de Gestión”, mi disciplina de referencia. Fue muy enriquecedor puesto que todos los proyectos surgían como “emprendimiento en base tecnológica” y estaban elaborados por postgraduados. Además, tuve la oportunidad de evaluar y calificar algunos “Planes de Negocio o Business plan” de dichos proyectos y debo decir que aprendí más que enseñé.

Esto me lleva a citar algunos de los puntos importantes a tener en cuenta cuando inicias un negocio, que de antemano nace del apasionamiento y la visión del fundador, pero que suele olvidar un aspecto como es el financiero, fundamental para garantizar no solo el crecimiento empresarial sino para consolidar la marca y por tanto ofrecer a posibles inversores una garantía reputacional derivada de una gestión financiera sólida.

En primer lugar, debemos partir de un “Plan de Negocio” donde establecemos la estrategia del negocio detallando todos y cada uno de los objetivos a conseguir para culminar con éxito la aventura empresarial emprendida, como son análisis de mercado, competencia, marketing, ventas y aspectos financieros.

Capital humano. Esto se da por hecho al inicio, pero la empresa crece con rapidez y al contratar nuevas personas, éstas además de capacitadas deben estar comprometidas y alineadas con el proyecto y sus nuevos desafíos, desarrollando un entorno de trabajo que fomente la innovación y la colaboración.

El Presupuesto. Herramienta fundamental para asegurar la estabilidad económico-financiera de la empresa, basada en la identificación de los gastos necesarios para conseguir los objetivos y la previsión de los ingresos. Aunque debe estar contemplado en el “business plan”, debe programarse mensualmente y establecer metas realistas que sean alcanzables. Esta herramienta nos permitirá analizar todas las partidas de gastos como si de un presupuesto en base cero se tratase.

El presupuesto no es un dogma de fe, y por ello hay que revisarlo constantemente reorientándolo si es preciso, modificando estrategias y metas si el mercado o cualquier otra circunstancia lo requiere, siempre en aras de garantizar la viabilidad de la empresa aprovechando oportunidades inesperadas.

Financiación. Evaluar todas las alternativas, según la etapa del negocio, desde préstamos bancarios ajustados al corto y al largo plazo en función de los bienes que financien, hasta buscar inversionistas iniciales, tipo business angels o crowdfunding. Si es el caso, debemos negociar condiciones especiales con proveedores para los primeros pedidos/servicios dentro del período de puesta en marcha del proyecto. Todo ello debe adaptarse según la etapa del negocio en que nos encontremos.

Control de Gestión. Sea cual sea el tamaño de la empresa, debemos contar siempre con un software ERP/CRM que gestione todos los procesos y nos permita registrar todas las operaciones, asentándolas en contabilidad para, por un lado, compararlas con el presupuesto establecido y por otro, registrarlas en la tesorería para controlar las previsiones de cobros/pagos. Es fundamental controlar todos los flujos económico-financieros de manera exhaustiva, pues esto diferencia una gestión eficiente que garantizará el éxito, de una mala gestión que nos avocará al fracaso en el corto medio plazo.

Estas recomendaciones son muy necesarias y saludables en cualquier empresa, ya sea en la puesta en marcha de un proyecto nuevo, como para empresas en funcionamiento desde hace años.

Desde IPGSoft como desarrolladores de software de gestión empresarial y Mark Consulting, consultores, con más de 36 años de experiencia, te podemos acompañar a implantar estos procesos.

José María Marco

La prueba judicial

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La prueba judicial

Una vez más los Tribunales de Justicia rechazan las pruebas obtenidas mediante Whatsapp y otros medios alternativos, al no considerarlo como prueba judicial. Como reza la sentencia:

STSJ M 1606/2024 – ECLI:ES:TSJM:2024:1606
Id Cendoj:	28079340042024100108
Órgano:	Tribunal Superior de Justicia. Sala de lo Social
Sede:	Madrid
Sección:	4
Fecha:	12/02/2024
Nº de Recurso:	17/2024
Nº de Resolución:	130/2024
Procedimiento:	Recurso de suplicación
Ponente:	MARIA DEL AMPARO RODRIGUEZ RIQUELME

“ni las fotografía, ni los pantallazos, ni en suma, las conversaciones de whatsapp tienen valor documental a los efectos del recurso de suplicación, al respecto de cuyo medio, …la jurisprudencia señala que, aunque tales conversaciones de WhatsApp se transcriban en papel, no son documentos a efectos de revisión de los hechos probados, sino mera transcripción del contenido de una prueba electrónica dado que el soporte del mensaje es un teléfono móvil. “

Seguimos insistiendo en que la forma más eficaz de justificar documentación fehaciente como soporte de prueba judicial, es mediante la utilización de los servicios prestados por un Tercero de Confianza Cualificado, según el Reglamento eIDAS y el apartado 2 del Art. 3 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

A este respecto, el apartado 4 del Art. 326 de la Ley 1/2000 de 7 de enero de Enjuiciamiento Civil, aclara que: “Si se hubiera utilizado algún servicio de confianza cualificado de los previstos en el Reglamento …. se presumirá que el documento reúne la característica cuestionada y que el servicio de confianza se ha prestado correctamente si figuraba, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia, en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados”.

Factorymail es una compañía inscrita en eIDAS, al amparo del Reglamento europeo UE 910/2024 y como tal goza de los privilegios que otorga prestar servicios como Tercer de Confianza Cualificado.

Más información: factorymail.es  

Inscripción eIDAS:

https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/ES/56

Guía para el cierre del ejercicio

Guía para el cierre del ejercicio

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Una vez cerradas todas las operaciones de tráfico del ejercicio y liquidados los últimos impuestos, ha llegado el momento de realizar las operaciones para el cierre del ejercicio contable.

A modo de resumen dejo una lista de temas a repasar, antes de regularizar y cerrar mediante nuestros sistemas informáticos:

• Comprobar posibles descuadres de Asientos
• Verificar el asiento de Distribución de Resultados del Ejercicio Anterior
• Regularización de existencias
• Revisar los saldos de las cuentas de IVA e IRPF, conciliándolas con los impuestos presentados.
• Comprobar saldos de las cuentas de Seguridad Social
• Conciliación de saldos bancarios y caja.
• Revisiones de los saldos de las partidas 555 y 551, si existen
• Reclasificaciones de Deudas y ajustes de Pólizas de Crédito
• Activar I+D, si procede
• Revisión de activos nuevos y documentarlos
• Dotación de amortizaciones
• Atención especial a los activos de escaso valor
• Imputaciones temporales y periodificaciones contables.
• Provisiones y deterioros
• Aplicación de subvenciones
• Ajustes extracontables:
  • Permanentes             
  • Temporales
• Bases Negativas de Ejercicios Anteriores compensar
• Bonificaciones
• Reducciones de la BASE IMPONIBLE: Reserva de Capitalización / Nivelación
• Tipo a Aplicar y pagos a cuenta

Espero que estos pequeños consejos os hayan servido de ayuda. Si necesitas más ayuda, puedes contactar con info@markconsulting.es

La certificación ISO 27.001

La certificación ISO 27.001

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La norma ISO 27001 es un estándar internacional que establece los requisitos para la implementación, mantenimiento y mejora continua de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Este sistema se utiliza para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y ayudar a las organizaciones a proteger aua activos de información.

Su implantación ofrece múltiples ventajas:

• Mejora de la seguridad de la información puesto que proporciona un marco sólido para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de seguridad de la información permitiendo una mejora en la seguridad de los datos y la protección de la información crítica de la organización.
• Ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y regulatorios relacionados con la seguridad de la información. Esto es particularmente importante en sectores altamente regulados.
• Implantar una certificación ISO 27001 demuestra a los clientes, proveedores y demás stakeholders que la organización se toma en serio la seguridad de la información, reafirmando la confianza de los clientes facilitando así el crecimiento hacia nuevos negocios.
• Reduce los riesgos financieros identificando y gestionando de una manera proactiva los riesgos de seguridad de la información para que así las organizaciones pueden reducir la probabilidad de incidentes costosos, como brechas de datos, entre otros.
• Eficiencia operativa, fomentando una gestión más eficiente de los recursos relacionados con la seguridad de la información, ya que al tener los procesos bien definidos y documentados, las organizaciones pueden evitar redundancias y minimizar el desperdicio de recursos.
• La certificación ISO 27001 incluye la planificación de la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres como parte integral de la gestión de la seguridad de la información. Esto ayuda a garantizar que la organización pueda mantener sus operaciones incluso en situaciones adversas.
• Promueve una cultura de seguridad dentro de la organización al involucrar a todos los niveles de la empresa en la gestión de la seguridad de la información. Esto aumenta la conciencia de seguridad entre los empleados y fomenta buenas prácticas de seguridad.
• Disponer de una certificación ISO 27001 puede ser un diferenciador competitivo, que le da a la empresa una ventaja sobre la competencia, al demostrar su compromiso con la seguridad de la información, lo que contribuye a un ecosistema de seguridad más sólido.

Esta semana pasada, nuestras compañías IPGSoft y factorymail han renovado una vez más y desde el año 2.015, su certificación ISO 27.001.

Todos los que formamos parte de ambos proyectos, estamos muy orgullosos de repetir año tras año este difícil reto porque los beneficios obtenidos van más allá del simple cumplimiento de estándares y regulaciones.

¡Enhorabuena equipo!

Características de un software CRM

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Un software CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta informática diseñada para gestionar y mejorar las relaciones de una empresa o negocio con los clientes y clientes potenciales.  

Estas son algunas de las características y bondades que ofrece un software como eagle^CRM:

1. Gestión centralizada de clientes: Un CRM permite almacenar toda la información relevante de los clientes en una base de datos centralizada, lo que facilita el acceso y la gestión de la información de cada cliente en tiempo real.
2. Seguimiento de interacciones: Permite hacer un seguimiento detallado de todas las interacciones con los clientes, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y visitas al sitio web, lo que ayuda a entender mejor las necesidades y preferencias del cliente.
3. Automatización de tareas: Los CRM suelen contar con funcionalidades de automatización que agilizan tareas como el envío de correos electrónicos, recordatorios de seguimiento y asignación de tareas.
4. Ventas y gestión de las oportunidades: Facilita la gestión del proceso de ventas, desde la identificación de clientes potenciales hasta la conclusión de la venta, permitiendo un seguimiento efectivo de las oportunidades de negocio.
5. Personalización y segmentación: Un CRM permite segmentar a los clientes según diferentes criterios, como intereses, comportamientos de compra y preferencias, lo que facilita la personalización de las interacciones y ofertas.
6. Mejora en la atención al cliente: Al contar con un historial completo de las interacciones y preferencias del cliente, el personal de atención al cliente puede brindar un servicio más eficiente y personalizado. (Help-Desk)
7. Fidelización de clientes: Al conocer mejor a los clientes y ofrecerles una atención personalizada, un CRM contribuye a aumentar la satisfacción del cliente y, en última instancia, a fomentar la fidelidad y retención de clientes.
8. Integración con otras herramientas: Los CRM suelen integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como herramientas de marketing, ventas y servicio al cliente, lo que mejora la sincronización y eficiencia de los procesos comerciales.
9. Acceso remoto y móvil: La mayoría de los CRM modernos ofrecen la capacidad de acceder a la información y realizar tareas desde dispositivos móviles y computadoras, lo que facilita la colaboración y la gestión de relaciones con los clientes en cualquier lugar y momento.

En resumen, un software como eagle^CRM  de IPGSoft, es una valiosa herramienta que permite a las empresas mejorar sus relaciones con los clientes, aumentar las ventas, ofrecer un mejor servicio al cliente y tomar decisiones estratégicas más informadas.

Al centralizar la información y automatizar tareas, eagle^CRM optimiza la gestión de las relaciones con los clientes y se convierte en un activo fundamental para el crecimiento y éxito de la empresa.

Contacte con nosotros (info@ipgsoft.com) y proveche el KIT Digital para implantar una herramienta CRM.

José María Marco.

IPGSoft

Características y bondades de un software ERP

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Caracteristicas y bondades de un software ERP

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución integral que integra y administra múltiples procesos y datos de una empresa en una sola aplicación informática.

IPGSoft, desarrolladora de aplicaciones desde 1.987, dispone de su herramieta ERP, eagle⁶⁵⁹, que ofrece:

1. Integración de procesos: eagle⁶⁵⁹ conecta diversas áreas de la empresa, como ventas, compras, inventario, contabilidad, recursos humanos y producción, permitiendo una comunicación fluida y un flujo de trabajo optimizado.
2. Centralización de datos: Todos los datos relevantes de la empresa se almacenan en una única base de datos centralizada, lo que asegura la coherencia y precisión de la información en toda la organización.
3. Automatización: Los procesos manuales se automatizan, lo que reduce la carga de trabajo, minimiza errores y agiliza las operaciones.
4. Toma de decisiones informada: Los datos en tiempo real proporcionados por eagle⁶⁵⁹ permiten una toma de decisiones más rápida y basada en información actualizada, lo que aumenta la eficiencia y la capacidad de respuesta de la empresa.
5. Cumplimiento normativo: Los ERP, en general, suelen estar diseñados para cumplir con regulaciones y normativas específicas, lo que ayuda a la empresa a mantenerse al día evitando problemas legales.
6. Personalización y escalabilidad: eagle⁶⁵⁹ se adapta a las necesidades específicas de la empresa y puede crecer a medida que la empresa se expande y evoluciona.
7. Mejora en la colaboración: Al proporcionar una plataforma compartida, eagle⁶⁵⁹ facilita la colaboración entre diferentes departamentos y equipos dentro de la organización.
8. Reducción de costos: Aunque la implementación inicial puede requerir una inversión significativa, a largo plazo, eagle⁶⁵⁹ puede ayudar a reducir costos al eliminar redundancias, optimizar procesos y mejorar la eficiencia general de la empresa.
9. Gestión eficiente del inventario: Con eagle⁶⁵⁹ , se puede tener un control preciso del inventario, lo que permite minimizar el exceso o la falta de existencias y, en última instancia, mejorar la gestión de la cadena de suministro.
10. Análisis y reportes: Los sistemas ERP, en general, ofrecen herramientas de análisis y generación de informes que ayudan a evaluar el rendimiento de la empresa y a identificar oportunidades de mejora.

En resumen, un software ERP como eagle⁶⁵⁹ de IPGSoft proporciona una visión integral de la empresa, facilita la gestión de recursos y mejora la eficiencia operativa, lo que resulta en una gran ventaja competitiva significativa para las empresas que lo implementen adecuadamente.

Contacte con nosotros (info@ipgsoft.com) y proveche el KIT Digital para implantar una herramienta ERP.

José María Marco.

IPGSoft

Ventajas de la firma de documentos ‘on line’ con Tercero de Confianza Cualificado

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Ventajas de la firma de documentos ‘on line’ con Tercero de Confianza Cualificado.

La firma de documentos ‘online’ con un tercero de confianza cualificado europeo, también conocida como firma electrónica avanzada o cualificada, ofrece ventajas y beneficios adicionales en comparación con la firma electrónica básica. Al contar con un tercero de confianza, se añade un nivel adicional de seguridad y validez legal. Algunas de sus ventajas son:

1. Validez legal y jurídica: La firma de documentos ‘online’ con un tercero de confianza suele cumplir con los requisitos legales y normativas relacionadas con la firma electrónica en diferentes jurisdicciones. Esto garantiza que el documento firmado tenga una validez jurídica sólida en todos los países europeos.
2. Identificación segura de las partes: El tercero de confianza realiza una identificación previa de las partes involucradas, asegurando que las firmas se asocien con las personas o entidades correctas, lo que reduce el riesgo de suplantación de identidad.
3. Integridad del documento: La firma electrónica avanzada garantiza la integridad del documento firmado, ya que cualquier modificación posterior al proceso de firma se detecta fácilmente.
4. No repudio: La firma electrónica avanzada proporciona evidencia sólida de que una persona ha firmado el documento y no puede negar posteriormente su participación (no repudio de la firma).
5. Mayor confianza en las transacciones comerciales: Al contar con un tercero de confianza que certifica la validez de las firmas, las partes involucradas en la transacción pueden tener una mayor confianza en el proceso y en el documento firmado.
6. Cumplimiento de estándares de seguridad: Los proveedores de servicios de firma electrónica avanzada suelen cumplir con estándares de seguridad y criptografía, asegurando que el proceso de firma sea robusto y confiable.
7. Ahorro de tiempo y costos: La firma electrónica avanzada reduce la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y costos asociados con los procesos de firma tradicionales.
8. Facilita la colaboración a distancia: La firma electrónica avanzada permite a las personas firmar documentos de manera segura y válida, incluso si se encuentran en ubicaciones geográficas diferentes.

Es muy importante destacar que la firma puede variar en función de si el proveedor del servicio es o no CUALIFICADO. Al elegir un tercero de confianza para firmar documentos ‘online’, es esencial asegurarse de que el servicio cumpla con los requisitos legales de la jurisdicción en la que se utilizará y que se adapta a sus necesidades.

Consulta tus dudas en info@factorymail.es y estaremos encantados de atenderte.

José María Marco

factorymail.es es Tercero de Confianza Cualificado Europeo, según el Reglamento eIDAS.

Sobre la factura … electrónica.

Sobre la factura … electrónica.

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            Una factura es un documento final emitido en papel que justifica la entrega de un producto – en base a los albaranes firmados por el cliente – o la prestación de un servicio – justificado por un contrato de servicios o carta de encargo -, reflejando toda la información sobre la operación realizada. En ella detallamos: la fecha de la operación, datos del cliente y proveedor, descripción del producto o servicio, cantidades y precios e impuestos aplicados, así como la forma y medio de cobro.

            Una “factura electrónica” es aquella que se expide y recibe de forma electrónica, independientemente de la tecnología utilizada para su emisión, gozando de la misma validez jurídica que la emitida en papel. Es importante requerir siempre el consentimiento del destinatario.

            Por ello, para garantizar la autenticidad e integridad usaremos bien:

• Una firma electrónica avanzada
• Intercambio electrónico de datos (EDI)
• Otros medios previamente comunicados a la AEAT.

            Todo lo relacionado con la factura electrónica lo regula el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la directiva europea 2014/55/EU, sobre la factura electrónica en la contratación pública en Europa.

            Pero la verdadera revolución sobre la factura electrónica llega con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre de creación y crecimiento de empresas), que entró en vigor el día 19 de octubre de 2.022, y que obliga a empresas y autónomos a expedir todas las facturas en modo electrónico, con el fin de garantizar la trazabilidad, integridad y control de los pagos.

            Respecto de los formatos aceptables, citaremos:

• Formatos estructurados, como el lenguaje XML y UBL, y también Facturae, aunque este último será un “legacy”.
• Formatos no estructurados como PDF, que dejarán de ser válidos como factura electrónica a partir de la entrada en vigor de la Ley.

Y como siempre, no olvidemos además las sanciones económicas por el no cumplimiento de la norma (de 10.000 a 40.000 Euros).

            Desde 2.015, la factura electrónica ya es obligatoria para todos aquellos negocios, sean autónomos o empresas  que facturan a las administraciones públicas -B2G ó B2A- (Ayuntamientos, Diputaciones, Entidades públicas, …), pero las grandes cuentas, aquellas que facturan más de 8 millones de euros anuales, tendrán un año para implantarla, y para el resto, obligatorio en 2.025.

            Aunque pensemos que la entrada en vigor está lejos, la recomendación es actualizar nuestros sistemas informáticos lo antes posible aprovechando las ayudas directas del KIT Digital, que subvenciona totalmente estas herramientas a través de los Agentes Digitalizades autorizados. Igualmente deberíamos aprovechar estas actualizaciones para homologar nuestro software a la nueva Ley antifrade (Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal) de la que ya hemos hablado hasta la saciedad desde IPGSoft – proveedor también del TicketBai – y que entró en vigor el mes de octubre de 2.021, donde se indica que para evitar contabilidades paralelas y otros tipos de fraude, las facturas no podrán ni modificarse ni borrarse, aunque todavía estamos a la espera de la salida del Reglamento de esta Ley donde se regularán términos, plazos y demás especificaciones técnicas a tener en cuenta por las empresas desarrolladoras de software.

            En definitiva, “Ley Crea y Crece” y “Ley Antifraude “con dos Reglamentos importantísimos pendientes de aprobación, son las normas que ordenan la factura electrónica, y que seguro no saldrán hasta después del verano. 

            Cuando todas las empresas debamos expedir las facturas con un mismo formato electrónico, la gestión y el almacenamiento de dichos documentos será automática, incrementando así la productividad y evitando errores en la contabilización de los mismos.

            Por último, no debemos olvidar a los Terceros de Confianza Cualificados que aportan validez legal y jurídica a los documentos, otorgándoles la categoría de carga de la prueba ante terceros, todo ello bajo la normativa europea eIDAS.

                                                                                                     José María Marco Lázaro

www.ipgsoft.com  es  “Agente Digitalizador Autorizado” para el KitDigital

www.factorymail.es  es  “Tercero de Confianza Cualificado Europeo”

Sobre Albaranes y Facturas.

Sobre Albaranes y Facturas.

Llevo años insistiendo a nuestros clientes, tanto desde mi perspectiva de asesoría y también como consultor informático, de la importancia que tiene para las empresas suministradoras – aquellas que tienen por objeto la entrega de bienes y/ servicios – la conservación de los albaranes firmados por sus clientes como documentos justificativos de la entrega de dichos productos.

Cuando se trata de servicios, es importante conservar el presupuesto u oferta aceptada por el cliente como figura justificativa de los trabajos o servicios prestados y que acreditaría, si llegase el caso, la relación comercial existente entre las partes.

Debemos tener presente que la factura, al ser un documento privado emitido de forma unilateral por una de las partes, no haría prueba plena por sí sola en un proceso de reclamación de una deuda impagada, originaria de la entrega de productos y/o prestación de servicios, por lo serían necesarios otros medios probatorios que acreditasen esa relación comercial. Solo cuando la parte demandada negase dichos documentos, en cuanto a su autenticidad o su valor probatorio, deberíamos acudir a la prueba testifical, de trabajadores de ambas empresas, transportistas, …etc.

La factura, cuya expedición es obligatoria, es un documento mercantil acreditativo de esa entrega de productos o prestación del servicio, que indicará las cantidades, precios, y demás características que concreten esa relación comercial, gozando además de funciones tributarias. Pero la prueba real de la relación comercial la acredita el albarán, que aunque su emisión no sea obligatoria, resulta tremendamente útil para ambas partes, en el caso de que se inicie un procedimiento judicial por impago o por discrepancias en precios, pesos, calidades, fechas de entrega, ..etc. Interesa que sea lo más explícito posible, indicando la persona que lo entrega y lo recibe, lugar, fecha, …y demás datos que se consideren relevantes como prueba fehaciente.

No es objeto de este Post abundar en la problemática procesal de la reclamación, ni en su forma de abordarla, pero tanto el Código Civil (Art. 1225) como la Ley de Enjuiciamiento Civil (Art. 324, Art. 326.1, Art. 319) y abundantes sentencias de Audiencias Provinciales como alguna del Tribunal Supremo deja meridianamente claro que el Albarán es una figura clave en estos procesos de reclamación de deuda, y goza de amplia jurisprudencia.

No olvidemos que nuestro ERP Eagle, dispone de determinadas funciones que habilitan el envió de albaranes/facturas de forma telemática, entre otros muchos documentos como son presupuestos, SEPA, LOPD, … mediante la herramienta www.factorymail.es que como Terceros de Confianza, garantizan las comunicaciones entre las partes de manera fehaciente, sirviendo de prueba plena.

José María Marco

Deducción, en el IRPF, del gasto de conexión a Internet que paga un teletrabajador

Deducción, en el IRPF, del gasto de conexión a Internet que paga un teletrabajador

Un empleado ha teletrabajado en su domicilio durante el año 2020 y, por este motivo, la empresa le ha entregado un ordenador y un monitor, siendo por cuenta del trabajador el pago de los gastos de conexión a Internet.

La cuestión que se plantea es si los gastos de conexión a Internet pueden ser considerados gastos deducibles para la determinación del rendimiento neto de trabajo.

El Centro Directivo interpreta que dichos gastos no tienen la naturaleza de deducibles al no estar incluidos dentro de los gastos deducibles tasados que establece la norma para los rendimientos del trabajo.

DGT Nº V1635-21, de 28 de mayo de 2021

Fuente: REAF

PSD2/PISP/AISP…Para no perdernos con los nuevos servicios bancarios

PSD2/PISP/AISP…Para no perdernos con los nuevos servicios bancarios

La regulación europea de los servicios de pago “PSD2” –Payment Service  Directive– permite a ‘terceros’ acceder a la infraestructura de los bancos con total garantías, mejorando la seguridad de los usuarios conectados, especialmente con aplicaciones móviles. Se trata quizás del mayor cambio, desde el punto de vista digital, de los últimos años en la industria bancaria, y que entró ya en vigor en septiembre de 2.019.

Esta normativa regula por fin las figuras de AISP (Account Information Service Provider), es decir proveedores de información de cuentas bancarias y de los PISP (Payment Initiation Service Provider ) o sea proveedores de iniciación de pagos, que ya existían en los mercados bancarios y financieros que venían operando aunque lo hacían sin un marco claro.

El servicio de iniciación de pagos (PISP) no es más que un servicio “puente” mediante el cual se ofrece al usuario la posibilidad de iniciar una orden de pago ‘on line’ sin necesidad de usar ni una tarjeta ni una cuenta bancaria, puesto que se envía una orden de pago al proveedor del servicio de iniciación de pagos que, a su vez, remitirá dicha orden al gestor de la cuenta abierta del usuario. Cuando se recibe la orden de inicio de pago, el gestor de la cuenta pone a disposición del proveedor del servicio de iniciación de pagos toda la información relativa al inicio de la operación para culminar su ejecución.

Por otro lado, los AISP, son una figura muy importante en el nuevo ecosistema financiero, orientado sobre todo a servicios como la “agregación bancaria”, donde al titular de una cuenta le puede convenir que un tercero “lea” parte de sus datos.

Todas las entidades bancarias deben disponer de una API, software que permite que se “entiendan” dos aplicaciones, para habilitar la lectura (en el caso AISP) o lectura/escritura (caso de los PISP) a ese tercer proveedor autorizado por el usuario.

Este tipo de transacciones son seguras, puesto que deben autenticarse mediante identificaciones de Doble factor: Autenticación reforzada SCA (Strong Customer Authentication), es decir que la operación no se inicia hasta que el usuario haya aportado, al menos, dos de tres factores de identificación, independientes entre sí:

– Factor Conocimiento: (una Clave o Código)

– Factor Posesión: (enviar un PIN al teléfono móvil)

– Factor Inherencia: (mi Huella biométrica)

En fin, un auténtico caos de términos anglosajones que, si nos vuelven locos a las personas que trabajamos en esto, no quiero ni imaginar el trato que están dando a nuestros mayores, no sólo los bancos con sus cajeros inteligentes y el resto de operativa bancaria, sino cualquier otra compañía suministradora básica (telefonía, agua, luz),  incluso las propias administraciones públicas, sanidad,… con citas por internet para cualquier trámite…

En fin, un trato muy injusto para mayores, pero también para todos aquellos que no se actualicen con los nuevos tiempos.

Alvin Toffler dijo: “Los analfabetos del siglo XXI no serán aquellos que no sepan leer y escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender”

José María Marco

La Digitalización

La Digitalización ha sido hasta ahora un concepto que sólo algunas empresas hemos puesto en el punto de mira de nuestros objetivos estratégicos empresariales.

Este concepto ha tomado hoy mucha importancia, debido principalmente al impacto negativo que la crisis derivada de la Covid.19 ha tenido en las ventas.

Si antes la venta ‘on line’ era imprescindible para mejorar nuestra posición en el mercado, hoy podríamos decir que las soluciones e-commerce (tienda-web) son inevitables para su supervivencia, puesto que la empresa debe estar donde están sus clientes, y hoy estos, están en internet, por lo que la presencia digital es tan importante como la física, si no más, aunque sin descuidar ambas.

Por otro lado, el incremento exponencial en estos últimos doces meses del modelo de Tele-Trabajo, obliga a muchísimas personas a adquirir parte de sus compras por internet, ampliando mucho más el nicho de mercado o público objetivo potencial ‘on line’.

Pero Digitalizar una empresa no pasa simplemente por interaccionar en las Redes Sociales o crear una página web, la verdadera digitalización implica mejorar la cadena de valor del negocio, bien:

– reduciendo los costes de fabricación de sus Productos

– gestionando los procesos de compra de manera automática mediante APIS

– facilitando la distribución de los mismos a clientes a través de APPs y/o e-commerce integrados con las aplicaciones de software ERP

–  disponiendo de una aplicación CRM que nos permita  conocer a nuestros clientes y comunicarnos con ellos de manera ágil, …

 Y muy muy importante, qué quien te busque en internet, te encuentre y pueda tanto conocer tus productos o servicios, como llegar a ellos sin limitaciones de ningún tipo.

Que duda cabe que, en un proceso de Digitalización, la barrera menos importante a pesar de lo que algunos piensan, es el coste del e-commerce, de la Página Web o de la Pasarela de Pago Segura, que son muy accesibles con soluciones como las que IPGSoft ofrece desde hace ya varios años.

Quizás la mayor complejidad esté en la logística y en la integración con los sistemas ERP, para no duplicar en ningún momento tareas o funciones redundantes que generen posibles errores y por tanto costes adicionales.

Quien no esté preparado para ello, lo pasará mal, pero nunca es tarde para iniciarnos en este nuevo reto que nos proponen los mercados, entendiendo siempre que la Digitalización no deja de ser otra herramienta más dentro la empresa y no un fin en sí misma.

Como siempre, IPGSoft cuenta con la experiencia y las herramientas adecuadas para integrar todas las soluciones y estaremos encantados de acompañante. Cuenta una vez más con nosotros.

José María Marco

BOE. Medidas sociales en defensa del empleo.

Real Decreto-ley 30/2020, de 29 de septiembre, de medidas sociales en defensa del empleo.

¡ Vaya bodrio !

No me extraña que los del CSIF estén hasta las narices de esta tropa… Cada una de las casuísticas publicadas debe estar configurada correctamente en las aplicaciones de los sistemas informáticos de la Administración. Obviamente eso no es así, o al menos de eso se quejan, de tal manera que todo se colapsa, como ha ocurrido ya con los ERTE, el salario mínimo vital, … y tantas y tantas ocurrencias de esta cuadrilla de novatos.

Que nos cojan confesados…

Ahí os lo dejo y que Dios reparta suerte: BOE-A-2020-11416

Imagen: CEDECPYMES