Gestión documental fehaciente

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Gestión documental fehaciente

La gestión documental es fundamental, no solo para la organización y conservación de documentos, sino también como un elemento clave para conectar con empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders críticos para la empresa. Voy a intentar sintetizar la importancia de esta herramienta, estratégica para cualquier negocio.

Eficiencia operativa y reducción de costes

La implementación de estos sistemas optimiza los procesos de negocio al digitalizar, organizar y automatizar el flujo de documentos. Esto reduce significativamente los tiempos de búsqueda y acceso a la información, minimizando los errores humanos y disminuyendo los costes asociados al manejo y almacenamiento de papel. La eficiencia operativa que se logra permite a la empresa ser más ágil y competitiva en el mercado.

Mejora de la comunicación y la colaboración

Una gestión documental real y efectiva, facilita la comunicación y colaboración tanto desde el punto de vista interno como externo. Al centralizar la documentación en una plataforma accesible, como pudiera ser “eaglemerge” conectada con “factorymail”, se asegura que todos los interesados dispongan de la información necesaria para realizar su trabajo de manera eficiente. Esto es especialmente relevante en entornos donde el trabajo remoto y los equipos distribuidos son cada vez más comunes, requiriendo herramientas que soporten una colaboración sin barreras geográficas ni temporales.

Cumplimiento normativo y seguridad de la información

La capacidad de gestionar adecuadamente los documentos es esencial para cumplir con la normativa que afecta actualmente a todas las empresas, ya que ayuda a asegurar que los documentos sean almacenados, protegidos y destruidos siguiendo los requisitos legales, mediante avanzadas medidas de seguridad y control de acceso que protegen la información sensible de accesos no autorizados, garantizando la confidencialidad y la integridad de los datos.

Soporte para la toma de decisiones

Proporcionan a directivos y equipos de gestión un acceso rápido a información crítica y análisis de datos, facilitando una toma de decisiones más informada y basada en evidencias mejorando así la eficacia organizacional.

Sostenibilidad y RSE

Por último, la digitalización de documentos y una gestión documental eficiente también responde a un compromiso con la sostenibilidad ambiental, reduciendo la dependencia del papel. Este enfoque, además de beneficiar al medio ambiente, mejora la imagen de nuestra empresa.

En definitiva, la gestión documental es una herramienta estratégica que trasciende su papel tradicional de almacenamiento y organización de documentos. Su implementación adecuada puede transformar significativamente la forma en que una empresa se conecta con sus empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders, promoviendo la eficiencia, la colaboración, el cumplimiento, la toma de decisiones informada y la sostenibilidad. En el contexto actual, caracterizado por la transformación digital y la rápida evolución del mercado, la gestión documental se convierte en un elemento crítico para el éxito y la competitividad a medio y largo plazo.

José María Marco

Más información:

 eagleMerge de IPGSoft

Factorymail (Comunicaciones fehacientes)

La computación en la nube

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La computación en la nube

La computación en “la nube” es un modelo que permite el acceso, siempre bajo demanda y a través de la red, a un conjunto compartido de recursos informáticos configurables, como pueden ser: Redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios, que se ponen a disposición del usuario rápidamente y con un esfuerzo de gestión mínimo por su parte.

“La nube”, seguramente representa uno de los avances más significativos en la tecnología de la información (TI) de las últimas décadas, pues ofrece una infraestructura flexible, escalable y eficiente, transformando la forma en que las empresas, y organizaciones en general, gestionan y despliegan sus recursos informáticos.

Tipo de Nube

Los clientes no suelen optar por un modelo puro, sino que mezclan los diferentes tipos existentes:

Nube pública: Los servicios se ofrecen a través de Internet y están disponibles para cualquiera que desee adquirirlos, donde la infraestructura la pone enteramente un proveedor externo y la empresa consume los recursos. Algún ejemplo de nube pública son: Amazon, Google Cloud, IBM Cloud o Microsoft Azure.

Nube privada: La infraestructura de este tipo de nube es operada exclusivamente para una empresa. Puede ser gestionada por la propia empresa o por un tercero y puede estar ubicada en las instalaciones de la organización o fuera de ellas.

Nube híbrida: Combina nubes privadas y públicas, permitiendo el intercambio de datos y aplicaciones entre ellas, ofreciendo una mayor flexibilidad y opciones de despliegue. Pueden estar interconectadas a través de redes LAN, VPN, o mediante API.

Multiclouds: Cuando confluyen en un cliente dos proveedores ya sean de nube pública o privada. Suele ser la más usada.

Tipo de Servicios

SaaS, Software como servicio: El usuario utiliza la aplicación del proveedor (CRM, ERP, correo…), que se ejecuta en una infraestructura de nube. Las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos a través de un navegador web.

PaaS, Plataforma como servicio: El usuario despliega en la nube aplicaciones creadas o adquiridas, utilizando herramientas de programación y bibliotecas proporcionadas por el proveedor. La solemos utilizar los desarrolladores de software para desarrollar e implantar proyectos, despreocupándonos de mantener infraestructuras de sistemas propios.

IaaS, Infraestructura como servicio: El usuario dispone de servidores, procesamiento, almacenamiento, redes, sistemas de conectividad y seguridad, así como otros recursos de informática – que antes se instalaban en casa del cliente-, donde puede desplegar y ejecutar software arbitrario, y que puede además incluir sistemas operativos y aplicaciones.

Ventajas e inconvenientes

“La nube” ofrece numerosas ventajas, incluyendo la reducción de costos por eliminación de la inversión en hardware y software, escalabilidad, flexibilidad en el manejo de las cargas de trabajo fluctuantes, mejora en la eficiencia de los procesos de TI, y la capacidad de innovar rápidamente al probar nuevas ideas, sin una inversión financiera significativa.

Pero también tiene algunos inconvenientes:

• Si caen las comunicaciones o se ralentizan, el servicio dejará de funcionar.
• Aunque los servicios tienen unas tarifas regladas, debemos controlar siempre los recursos que estamos utilizando para no acabar pagando más de la cuenta.
• Poner mucha atención a las copias de seguridad, pues aunque los proveedores responden cada día mejor, es importante nos descuidarlas y tenerlas bajo control en todo momento.
• Asegurar la ubicación geográfica de nuestro proveedor, básicamente por dos motivos:
  • Seguridad en cuanto a dónde están almacenados nuestros datos
  • Posibles problemas por la legislación vigente en el país donde está ubicado legal y fiscalmente nuestro proveedor.
• Por último, asegurarnos de que en cualquier momento podemos migrar a otras soluciones sin ningún problema, ya sea de tipo legal o técnico.

En definitiva, “la nube” ha revolucionado la forma en que las empresas acceden y utilizan los recursos informáticos, ofreciendo una flexibilidad, eficiencia y escalabilidad sin precedentes. Al comprender sus fundamentos, modelos y tipos, Las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre cómo y cuándo incorporar “la nube” en su estrategia tecnológica. A medida que este paradigma continúa evolucionando, seguirá ofreciendo oportunidades transformadoras para las empresas de todos los tamaños y sectores.

José María Marco

Más información: IPGSoft

Algunas consideraciones a tener en cuenta cuando inicias tu propio negocio

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Algunas consideraciones a tener en cuenta cuando inicias tu propio negocio

Pasé unos años de 2.011 a 2016, como formador del proyecto “Yuzz emprendedores”, primero con “Banesto” como patrocinador principal y luego con “Santander Universidades”, donde impartía lo que ellos llamaban “master class” sobre “Control de Gestión”, mi disciplina de referencia. Fue muy enriquecedor puesto que todos los proyectos surgían como “emprendimiento en base tecnológica” y estaban elaborados por postgraduados. Además, tuve la oportunidad de evaluar y calificar algunos “Planes de Negocio o Business plan” de dichos proyectos y debo decir que aprendí más que enseñé.

Esto me lleva a citar algunos de los puntos importantes a tener en cuenta cuando inicias un negocio, que de antemano nace del apasionamiento y la visión del fundador, pero que suele olvidar un aspecto como es el financiero, fundamental para garantizar no solo el crecimiento empresarial sino para consolidar la marca y por tanto ofrecer a posibles inversores una garantía reputacional derivada de una gestión financiera sólida.

En primer lugar, debemos partir de un “Plan de Negocio” donde establecemos la estrategia del negocio detallando todos y cada uno de los objetivos a conseguir para culminar con éxito la aventura empresarial emprendida, como son análisis de mercado, competencia, marketing, ventas y aspectos financieros.

Capital humano. Esto se da por hecho al inicio, pero la empresa crece con rapidez y al contratar nuevas personas, éstas además de capacitadas deben estar comprometidas y alineadas con el proyecto y sus nuevos desafíos, desarrollando un entorno de trabajo que fomente la innovación y la colaboración.

El Presupuesto. Herramienta fundamental para asegurar la estabilidad económico-financiera de la empresa, basada en la identificación de los gastos necesarios para conseguir los objetivos y la previsión de los ingresos. Aunque debe estar contemplado en el “business plan”, debe programarse mensualmente y establecer metas realistas que sean alcanzables. Esta herramienta nos permitirá analizar todas las partidas de gastos como si de un presupuesto en base cero se tratase.

El presupuesto no es un dogma de fe, y por ello hay que revisarlo constantemente reorientándolo si es preciso, modificando estrategias y metas si el mercado o cualquier otra circunstancia lo requiere, siempre en aras de garantizar la viabilidad de la empresa aprovechando oportunidades inesperadas.

Financiación. Evaluar todas las alternativas, según la etapa del negocio, desde préstamos bancarios ajustados al corto y al largo plazo en función de los bienes que financien, hasta buscar inversionistas iniciales, tipo business angels o crowdfunding. Si es el caso, debemos negociar condiciones especiales con proveedores para los primeros pedidos/servicios dentro del período de puesta en marcha del proyecto. Todo ello debe adaptarse según la etapa del negocio en que nos encontremos.

Control de Gestión. Sea cual sea el tamaño de la empresa, debemos contar siempre con un software ERP/CRM que gestione todos los procesos y nos permita registrar todas las operaciones, asentándolas en contabilidad para, por un lado, compararlas con el presupuesto establecido y por otro, registrarlas en la tesorería para controlar las previsiones de cobros/pagos. Es fundamental controlar todos los flujos económico-financieros de manera exhaustiva, pues esto diferencia una gestión eficiente que garantizará el éxito, de una mala gestión que nos avocará al fracaso en el corto medio plazo.

Estas recomendaciones son muy necesarias y saludables en cualquier empresa, ya sea en la puesta en marcha de un proyecto nuevo, como para empresas en funcionamiento desde hace años.

Desde IPGSoft como desarrolladores de software de gestión empresarial y Mark Consulting, consultores, con más de 36 años de experiencia, te podemos acompañar a implantar estos procesos.

José María Marco

La prueba judicial

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La prueba judicial

Una vez más los Tribunales de Justicia rechazan las pruebas obtenidas mediante Whatsapp y otros medios alternativos, al no considerarlo como prueba judicial. Como reza la sentencia:

STSJ M 1606/2024 – ECLI:ES:TSJM:2024:1606
Id Cendoj:	28079340042024100108
Órgano:	Tribunal Superior de Justicia. Sala de lo Social
Sede:	Madrid
Sección:	4
Fecha:	12/02/2024
Nº de Recurso:	17/2024
Nº de Resolución:	130/2024
Procedimiento:	Recurso de suplicación
Ponente:	MARIA DEL AMPARO RODRIGUEZ RIQUELME

“ni las fotografía, ni los pantallazos, ni en suma, las conversaciones de whatsapp tienen valor documental a los efectos del recurso de suplicación, al respecto de cuyo medio, …la jurisprudencia señala que, aunque tales conversaciones de WhatsApp se transcriban en papel, no son documentos a efectos de revisión de los hechos probados, sino mera transcripción del contenido de una prueba electrónica dado que el soporte del mensaje es un teléfono móvil. “

Seguimos insistiendo en que la forma más eficaz de justificar documentación fehaciente como soporte de prueba judicial, es mediante la utilización de los servicios prestados por un Tercero de Confianza Cualificado, según el Reglamento eIDAS y el apartado 2 del Art. 3 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

A este respecto, el apartado 4 del Art. 326 de la Ley 1/2000 de 7 de enero de Enjuiciamiento Civil, aclara que: “Si se hubiera utilizado algún servicio de confianza cualificado de los previstos en el Reglamento …. se presumirá que el documento reúne la característica cuestionada y que el servicio de confianza se ha prestado correctamente si figuraba, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia, en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados”.

Factorymail es una compañía inscrita en eIDAS, al amparo del Reglamento europeo UE 910/2024 y como tal goza de los privilegios que otorga prestar servicios como Tercer de Confianza Cualificado.

Más información: factorymail.es  

Inscripción eIDAS:

https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/ES/56

El borrador Renta 2.023

El Borrador Renta 2.023

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Para la autoliquidación correspondiente a 2023 todos los contribuyentes, con independencia de la naturaleza de sus rentas, pueden solicitar el borrador de la declaración.

✓ En primer lugar, hay que advertir que el borrador se pone a disposición de los contribuyentes a efectos meramente informativos y que puede contener datos erróneos o no contemplar determinadas rentas. En principio, la omisión de rentas no recogidas en el borrador no exime al contribuyente de responsabilidad, aunque en algún caso concreto podría esgrimirse este argumento en un procedimiento de revisión.

✓ Plazo de disposición: el borrador estará a disposición de los contribuyentes a partir del día 3 de abril, a través del Servicio de tramitación del borrador/declaración en la dirección electrónica de la AEAT.

✓ Vías para solicitar el borrador: con certificado electrónico reconocido, conlaCl@ve Móvil (incluye Cl@ve PIN) y con el número de referencia suministrado por la AEAT -para ello se debe de comunicar en la web, o con la App, el NIF, el importe de la casilla 505 de la Renta 2022 y la fecha de caducidad del DNI o, si es perpetuo, la de expedición. En el caso de contribuyentes con número de identidad extranjero (NIE) deberán aportar el número de soporte de este documento; en el caso de que el número de identificación fiscal comience con las letras K, L, M, deberá comunicarse la fecha de nacimiento.

Si se trata de un contribuyente no declarante en el año inmediato anterior, se deberá aportar un código internacional de cuenta bancaria española (IBAN) en el que figure como titular a 31 de diciembre de 2023, a efectos de la obtención del número de referencia.

✓ Modificación:
Si existiera algún error, imprecisión, o faltase cualquier dato, podrá rectificarse por:

1. Medios electrónicos, a través de Internet, en la dirección electrónica de la AEAT.
2. Por medios electrónicos, a través del teléfono, previa solicitud de cita, comunicando el contribuyente su NIF y su número de referencia o alternativamente su Cl@ve Móvil (incluye Cl@ve PIN).
3. Mediante personación, previa solicitud de cita, en cualquier Delegación o AEAT, aportando el contribuyente para acreditar su identidad, entre otros datos, su número de identificación fiscal (NIF).
4. Asimismo, podrá solicitarse la modificación del borrador de declaración en las oficinas de las Administraciones tributarias de las Comunidades Autónomas, Ciudades con Estatuto de Autonomía y Entidades Locales que hayan suscrito con la Agencia Estatal de Administración Tributaria un convenio para la colaboración para la implantación del sistema de ventanilla única tributaria, en los términos previstos en dicho convenio.

Como el borrador no es más que una ayuda para declarar, y la AEAT lo elabora con los datos facilitados por otros obligados tributarios y por el propio contribuyente, conviene revisarlo con atención, cuidando especialmente los siguientes aspectos:

1. La individualización de rentas en los matrimonios, especialmente las de capital, ganancias y pérdidas patrimoniales e imputaciones de rentas inmobiliarias.
2. Los inmuebles, referencia catastral y titularidad de los mismos, sobre todo en casos de condominio o de separación de usufructo y nuda propiedad.
3. Las circunstancias personales y familiares, sobre todo si hubieran cambiado a lo largo de 2022 como en el caso de matrimonios, divorcios, nacimiento de hijos o convivencia con ascendientes.
4. Las aportaciones a Colegios profesionales, las cuotas sindicales y las aportaciones a partidos políticos.
5. Las siguientes deducciones:

o Por adquisición de vivienda habitual: conviene revisar, en el caso de matrimonios, si los importes por amortización e intereses del préstamo son los que corresponden a cada cónyuge, si se trata del préstamo con el que se financió la vivienda y si la parte utilizada para adquirirla es la correcta.

o Por alquiler de vivienda habitual.
o Las reguladas por las Comunidades Autónomas.
o Por obras de mejora de la eficiencia energética de viviendas.
o Por donativos.
o Por adquisición de vehículos eléctricos y puntos de recarga.
o Si hay que devolver deducciones de años anteriores por incumplir requisitos.

• Los saldos a compensar o las cantidades a imputar, ambos procedentes de ejercicios pasados con incidencia en esta declaración.

✓ Confirmación:

1. Por medios electrónicos, a través de Internet, en la dirección electrónica de la AEAT, por teléfono, previa solicitud de cita, a través de la App.
2. Por medios electrónicos a través del teléfono, previa solicitud de cita. En este caso el contribuyente deberá comunicar, entre otros datos, su número de identificación fiscal (NIF), el número de referencia o “Cl@ve Móvil (incluye Cl@ve PIN)”, así como, en su caso, el código internacional de cuenta bancaria (IBAN) en el que desee efectuar la domiciliación o solicitar la devolución.
3. En las oficinas de la AEAT y previa solicitud de cita, así como en las oficinas habilitadas por las Comunidades Autónomas, Ciudades con Estatuto de Autonomía y Entidades Locales para la confirmación del borrador de declaración y su inmediata transmisión electrónica.

Fuente REAF

IPGSoft: Certificado de Gestión Excelente 2.023

IPGSoft: Certificado de Gestión Excelente 2.023

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El pasado jueves día 30 de noviembre, recogí en Madrid junto con José Luis Izquierdo, en representación de nuestra empresa IPGSoft el certificado de “Gestión Excelente 2023” que otorgan INFORMA y el diario económico elEconomista cada año.

Esta certificación evalúa más de 50 indicadores de la compañía como son la solvencia, rentabilidad, crecimiento, gestión de recursos humanos, satisfacción de clientes, control de la calidad, innovación, sostenibilidad, gestión del riesgo y la digitalización, entre otros, y sobre los que hemos sido auditados en los ejercicios 2.020, 2021 y 2.022, obteniendo este reconocimiento entre 2.570 compañías.

Es una gran satisfacción para mí contar con este equipazo profesional que forma parte de IPGSoft y precisamente en nuestro 36º Aniversario, así como no me puedo olvidar de nuestros clientes, que son nuestra verdadera razón de ser, y de las consultoras markconsulting y factorymail que forman parte de nuestro ADN. Sin todos ellos, y nuestro empeño – casi enfermizo – de trabajar siempre en modo «Mejora Continua«, esta certificación de excelencia en la gestión hubiera sido imposible.

Muchas gracias a todos y enhorabuena.

José María Marco

Enlaces: Diario eleconomista

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¿Hacia dónde va el barco España

¿Hacia dónde va el barco España?

Si observamos, como simples espectadores, las noticias que los medios de comunicación españoles proclaman a los cuatro vientos desde las elecciones de julio, podemos concluir con rotundidad que las posturas que unos y otros defienden están totalmente enfrentadas y parece que no va a cambiar durante la legislatura.

La investidura sí ha sido legal, puesto que en España un Presidente se elige por mayorías en el Congreso de los Diputados, otra cosa distinta será la posible inconstitucionalidad de la Ley de Amnistía y las que vengan detrás, que si se llegasen a aprobar, serán recurridas de inmediato por aquellas Instituciones del Estado no controladas todavía por el Ejecutivo y por otros estamentos españoles y europeos con consecuencias más que previsibles, puesto que nuestro Ordenamiento jurídico pondrá toda su artillería legal para contrarrestar este despropósito.

Pero no quiero hablar de política, sino de como esta investidura puede afectar a los ciudadanos y a las empresas, porque según el Plan Presupuestario 2024 enviado a Bruselas, se planea un incremento en 14 impuestos para 2024, buscando ingresos adicionales a través de diversas medidas fiscales. Algunos de ellos son:

1. Aumento de los tipos en ganancias patrimoniales
2. Cambio en las reglas de las cuotas de autónomos
3. Ajustes a nivel regional del impuesto sobre la Renta de las personas físicas
4. Limitaciones en la compensación de pérdidas en grupos empresariales
5. Aumento de la Tasa del impuesto especial sobre electricidad (5,11%) así como el fin de exenciones sobre la producción de energía eléctrica
6. Cambios en las contribuciones a la Seguridad Social
7. Eliminación de ciertos gastos, deducibles hasta ahora en el impuesto de sociedades, así como la subida de 5 puntos en la repatriación de ganancias.
8. Impuesto a los ricos, en realidad por encima de los 60.000 euros brutos/año, así como el incremento de 1 punto en el Impuesto sobre patrimonio.

… entre otros muchos.

También hay que mencionar que en la legislatura pasada se crearon nuevas imposiciones como la Tasa Tobin (para operaciones financieras), la Tasa Google (para servicios digitales) o modificaciones como el impuesto sobre envases de plástico no reutilizable, o la subida del 10 al 21% en el IVA de bebidas azucaradas y edulcoradas… entre otras.

Se legisla sin ningún análisis serio y previo que proyecte las consecuencias que cada medida pueda ocasionar, sino a golpe de Decreto, y a la vista de las últimas normas sancionadas, podríamos afirmar que el legislador sencillamente carece de oficio.

El discurso de investidura parecía más una carta a los Reyes Magos que una propuesta seria y acorde a nuestra realidad económica actual: Más Bono Joven, habilitar 183.000 viviendas públicas (que ya suena a coña), transporte público gratuito para menores, jóvenes y desempleados, viajes gratis para jóvenes, subida del SMI un 12% cada año (lleva ya un incremento acumulado importante), reducción de la jornada laboral, ajuste de las pensiones al IPC, más medidas acerca de los créditos con garantía hipotecaria, … y mil ocurrencias más, siempre terminando con “este Gobierno no deja a nadie atrás”, “comprometido con las clases trabajadoras” y demás sandeces.

En materia de flexibilización de la jornada y su reducción inmediata, quieren pasar de las 40 horas actuales a 38,5 horas semanales en 2024, 37,5 horas semanales en 2025 y de 32 a 35 horas semanales al final de la próxima legislatura, eso sí, sin reducción salarial. El impacto sobre la productividad industrial será letal, parámetro que viene cayendo en la última década y es uno de los principales talones de Aquiles de la economía española.

La realidad económica española es que la previsión de crecimiento ha bajado 2 puntos en dos meses y se fija en el 1,7, que nuestra Deuda absoluta es de 1,5 Billones de euros convirtiendo el coste de los intereses en una espada de Damocles, que el impacto fiscal ha subido 5 puntos sobre PIB, que la inversión extranjera ha bajado un 26% durante este año precisamente por el escenario de incertidumbre y esto si es una mala noticia porque estas inversiones atraen empleo, desarrollo tecnológico, mejora la competitividad…, que España ha pasado al Club de los países pobres de la Unión Europea, al bajar nuestra Renta per cápita por debajo del 90% de la media europea, que 19 millones de personas están recibiendo ayudas del Estado, lo que convierte a nuestro país en dependiente, subordinado y adicto al papá Estado que sigue proporcionando las paguitas, esas de las que tanto presume el Gobierno.

Una subida indiscriminada de impuestos (un 7,7% de media) provoca, con toda certeza, una reducción de la recaudación además de propiciar la economía sumergida.

Para concluir, cuantas más ayudas públicas estés obligado a ofrecer a los ciudadanos para que te respeten, más te desacreditas como Ejecutivo, demostrado tu fracaso como gestor de lo público. Favorecer una situación de estabilidad, un marco jurídico seguro y trasparente debe ser la misión de un buen Gobierno. Lo demás sólo es demagogia.

José María Marco

La certificación ISO 27.001

La certificación ISO 27.001

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La norma ISO 27001 es un estándar internacional que establece los requisitos para la implementación, mantenimiento y mejora continua de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Este sistema se utiliza para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y ayudar a las organizaciones a proteger aua activos de información.

Su implantación ofrece múltiples ventajas:

• Mejora de la seguridad de la información puesto que proporciona un marco sólido para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de seguridad de la información permitiendo una mejora en la seguridad de los datos y la protección de la información crítica de la organización.
• Ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y regulatorios relacionados con la seguridad de la información. Esto es particularmente importante en sectores altamente regulados.
• Implantar una certificación ISO 27001 demuestra a los clientes, proveedores y demás stakeholders que la organización se toma en serio la seguridad de la información, reafirmando la confianza de los clientes facilitando así el crecimiento hacia nuevos negocios.
• Reduce los riesgos financieros identificando y gestionando de una manera proactiva los riesgos de seguridad de la información para que así las organizaciones pueden reducir la probabilidad de incidentes costosos, como brechas de datos, entre otros.
• Eficiencia operativa, fomentando una gestión más eficiente de los recursos relacionados con la seguridad de la información, ya que al tener los procesos bien definidos y documentados, las organizaciones pueden evitar redundancias y minimizar el desperdicio de recursos.
• La certificación ISO 27001 incluye la planificación de la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres como parte integral de la gestión de la seguridad de la información. Esto ayuda a garantizar que la organización pueda mantener sus operaciones incluso en situaciones adversas.
• Promueve una cultura de seguridad dentro de la organización al involucrar a todos los niveles de la empresa en la gestión de la seguridad de la información. Esto aumenta la conciencia de seguridad entre los empleados y fomenta buenas prácticas de seguridad.
• Disponer de una certificación ISO 27001 puede ser un diferenciador competitivo, que le da a la empresa una ventaja sobre la competencia, al demostrar su compromiso con la seguridad de la información, lo que contribuye a un ecosistema de seguridad más sólido.

Esta semana pasada, nuestras compañías IPGSoft y factorymail han renovado una vez más y desde el año 2.015, su certificación ISO 27.001.

Todos los que formamos parte de ambos proyectos, estamos muy orgullosos de repetir año tras año este difícil reto porque los beneficios obtenidos van más allá del simple cumplimiento de estándares y regulaciones.

¡Enhorabuena equipo!

Características de un software CRM

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Un software CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta informática diseñada para gestionar y mejorar las relaciones de una empresa o negocio con los clientes y clientes potenciales.  

Estas son algunas de las características y bondades que ofrece un software como eagle^CRM:

1. Gestión centralizada de clientes: Un CRM permite almacenar toda la información relevante de los clientes en una base de datos centralizada, lo que facilita el acceso y la gestión de la información de cada cliente en tiempo real.
2. Seguimiento de interacciones: Permite hacer un seguimiento detallado de todas las interacciones con los clientes, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y visitas al sitio web, lo que ayuda a entender mejor las necesidades y preferencias del cliente.
3. Automatización de tareas: Los CRM suelen contar con funcionalidades de automatización que agilizan tareas como el envío de correos electrónicos, recordatorios de seguimiento y asignación de tareas.
4. Ventas y gestión de las oportunidades: Facilita la gestión del proceso de ventas, desde la identificación de clientes potenciales hasta la conclusión de la venta, permitiendo un seguimiento efectivo de las oportunidades de negocio.
5. Personalización y segmentación: Un CRM permite segmentar a los clientes según diferentes criterios, como intereses, comportamientos de compra y preferencias, lo que facilita la personalización de las interacciones y ofertas.
6. Mejora en la atención al cliente: Al contar con un historial completo de las interacciones y preferencias del cliente, el personal de atención al cliente puede brindar un servicio más eficiente y personalizado. (Help-Desk)
7. Fidelización de clientes: Al conocer mejor a los clientes y ofrecerles una atención personalizada, un CRM contribuye a aumentar la satisfacción del cliente y, en última instancia, a fomentar la fidelidad y retención de clientes.
8. Integración con otras herramientas: Los CRM suelen integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como herramientas de marketing, ventas y servicio al cliente, lo que mejora la sincronización y eficiencia de los procesos comerciales.
9. Acceso remoto y móvil: La mayoría de los CRM modernos ofrecen la capacidad de acceder a la información y realizar tareas desde dispositivos móviles y computadoras, lo que facilita la colaboración y la gestión de relaciones con los clientes en cualquier lugar y momento.

En resumen, un software como eagle^CRM  de IPGSoft, es una valiosa herramienta que permite a las empresas mejorar sus relaciones con los clientes, aumentar las ventas, ofrecer un mejor servicio al cliente y tomar decisiones estratégicas más informadas.

Al centralizar la información y automatizar tareas, eagle^CRM optimiza la gestión de las relaciones con los clientes y se convierte en un activo fundamental para el crecimiento y éxito de la empresa.

Contacte con nosotros (info@ipgsoft.com) y proveche el KIT Digital para implantar una herramienta CRM.

José María Marco.

IPGSoft

Características y bondades de un software ERP

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Caracteristicas y bondades de un software ERP

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución integral que integra y administra múltiples procesos y datos de una empresa en una sola aplicación informática.

IPGSoft, desarrolladora de aplicaciones desde 1.987, dispone de su herramieta ERP, eagle⁶⁵⁹, que ofrece:

1. Integración de procesos: eagle⁶⁵⁹ conecta diversas áreas de la empresa, como ventas, compras, inventario, contabilidad, recursos humanos y producción, permitiendo una comunicación fluida y un flujo de trabajo optimizado.
2. Centralización de datos: Todos los datos relevantes de la empresa se almacenan en una única base de datos centralizada, lo que asegura la coherencia y precisión de la información en toda la organización.
3. Automatización: Los procesos manuales se automatizan, lo que reduce la carga de trabajo, minimiza errores y agiliza las operaciones.
4. Toma de decisiones informada: Los datos en tiempo real proporcionados por eagle⁶⁵⁹ permiten una toma de decisiones más rápida y basada en información actualizada, lo que aumenta la eficiencia y la capacidad de respuesta de la empresa.
5. Cumplimiento normativo: Los ERP, en general, suelen estar diseñados para cumplir con regulaciones y normativas específicas, lo que ayuda a la empresa a mantenerse al día evitando problemas legales.
6. Personalización y escalabilidad: eagle⁶⁵⁹ se adapta a las necesidades específicas de la empresa y puede crecer a medida que la empresa se expande y evoluciona.
7. Mejora en la colaboración: Al proporcionar una plataforma compartida, eagle⁶⁵⁹ facilita la colaboración entre diferentes departamentos y equipos dentro de la organización.
8. Reducción de costos: Aunque la implementación inicial puede requerir una inversión significativa, a largo plazo, eagle⁶⁵⁹ puede ayudar a reducir costos al eliminar redundancias, optimizar procesos y mejorar la eficiencia general de la empresa.
9. Gestión eficiente del inventario: Con eagle⁶⁵⁹ , se puede tener un control preciso del inventario, lo que permite minimizar el exceso o la falta de existencias y, en última instancia, mejorar la gestión de la cadena de suministro.
10. Análisis y reportes: Los sistemas ERP, en general, ofrecen herramientas de análisis y generación de informes que ayudan a evaluar el rendimiento de la empresa y a identificar oportunidades de mejora.

En resumen, un software ERP como eagle⁶⁵⁹ de IPGSoft proporciona una visión integral de la empresa, facilita la gestión de recursos y mejora la eficiencia operativa, lo que resulta en una gran ventaja competitiva significativa para las empresas que lo implementen adecuadamente.

Contacte con nosotros (info@ipgsoft.com) y proveche el KIT Digital para implantar una herramienta ERP.

José María Marco.

IPGSoft

Ventajas de la firma de documentos ‘on line’ con Tercero de Confianza Cualificado

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Ventajas de la firma de documentos ‘on line’ con Tercero de Confianza Cualificado.

La firma de documentos ‘online’ con un tercero de confianza cualificado europeo, también conocida como firma electrónica avanzada o cualificada, ofrece ventajas y beneficios adicionales en comparación con la firma electrónica básica. Al contar con un tercero de confianza, se añade un nivel adicional de seguridad y validez legal. Algunas de sus ventajas son:

1. Validez legal y jurídica: La firma de documentos ‘online’ con un tercero de confianza suele cumplir con los requisitos legales y normativas relacionadas con la firma electrónica en diferentes jurisdicciones. Esto garantiza que el documento firmado tenga una validez jurídica sólida en todos los países europeos.
2. Identificación segura de las partes: El tercero de confianza realiza una identificación previa de las partes involucradas, asegurando que las firmas se asocien con las personas o entidades correctas, lo que reduce el riesgo de suplantación de identidad.
3. Integridad del documento: La firma electrónica avanzada garantiza la integridad del documento firmado, ya que cualquier modificación posterior al proceso de firma se detecta fácilmente.
4. No repudio: La firma electrónica avanzada proporciona evidencia sólida de que una persona ha firmado el documento y no puede negar posteriormente su participación (no repudio de la firma).
5. Mayor confianza en las transacciones comerciales: Al contar con un tercero de confianza que certifica la validez de las firmas, las partes involucradas en la transacción pueden tener una mayor confianza en el proceso y en el documento firmado.
6. Cumplimiento de estándares de seguridad: Los proveedores de servicios de firma electrónica avanzada suelen cumplir con estándares de seguridad y criptografía, asegurando que el proceso de firma sea robusto y confiable.
7. Ahorro de tiempo y costos: La firma electrónica avanzada reduce la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y costos asociados con los procesos de firma tradicionales.
8. Facilita la colaboración a distancia: La firma electrónica avanzada permite a las personas firmar documentos de manera segura y válida, incluso si se encuentran en ubicaciones geográficas diferentes.

Es muy importante destacar que la firma puede variar en función de si el proveedor del servicio es o no CUALIFICADO. Al elegir un tercero de confianza para firmar documentos ‘online’, es esencial asegurarse de que el servicio cumpla con los requisitos legales de la jurisdicción en la que se utilizará y que se adapta a sus necesidades.

Consulta tus dudas en info@factorymail.es y estaremos encantados de atenderte.

José María Marco

factorymail.es es Tercero de Confianza Cualificado Europeo, según el Reglamento eIDAS.

Sobre la factura … electrónica.

Sobre la factura … electrónica.

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            Una factura es un documento final emitido en papel que justifica la entrega de un producto – en base a los albaranes firmados por el cliente – o la prestación de un servicio – justificado por un contrato de servicios o carta de encargo -, reflejando toda la información sobre la operación realizada. En ella detallamos: la fecha de la operación, datos del cliente y proveedor, descripción del producto o servicio, cantidades y precios e impuestos aplicados, así como la forma y medio de cobro.

            Una “factura electrónica” es aquella que se expide y recibe de forma electrónica, independientemente de la tecnología utilizada para su emisión, gozando de la misma validez jurídica que la emitida en papel. Es importante requerir siempre el consentimiento del destinatario.

            Por ello, para garantizar la autenticidad e integridad usaremos bien:

• Una firma electrónica avanzada
• Intercambio electrónico de datos (EDI)
• Otros medios previamente comunicados a la AEAT.

            Todo lo relacionado con la factura electrónica lo regula el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la directiva europea 2014/55/EU, sobre la factura electrónica en la contratación pública en Europa.

            Pero la verdadera revolución sobre la factura electrónica llega con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre de creación y crecimiento de empresas), que entró en vigor el día 19 de octubre de 2.022, y que obliga a empresas y autónomos a expedir todas las facturas en modo electrónico, con el fin de garantizar la trazabilidad, integridad y control de los pagos.

            Respecto de los formatos aceptables, citaremos:

• Formatos estructurados, como el lenguaje XML y UBL, y también Facturae, aunque este último será un “legacy”.
• Formatos no estructurados como PDF, que dejarán de ser válidos como factura electrónica a partir de la entrada en vigor de la Ley.

Y como siempre, no olvidemos además las sanciones económicas por el no cumplimiento de la norma (de 10.000 a 40.000 Euros).

            Desde 2.015, la factura electrónica ya es obligatoria para todos aquellos negocios, sean autónomos o empresas  que facturan a las administraciones públicas -B2G ó B2A- (Ayuntamientos, Diputaciones, Entidades públicas, …), pero las grandes cuentas, aquellas que facturan más de 8 millones de euros anuales, tendrán un año para implantarla, y para el resto, obligatorio en 2.025.

            Aunque pensemos que la entrada en vigor está lejos, la recomendación es actualizar nuestros sistemas informáticos lo antes posible aprovechando las ayudas directas del KIT Digital, que subvenciona totalmente estas herramientas a través de los Agentes Digitalizades autorizados. Igualmente deberíamos aprovechar estas actualizaciones para homologar nuestro software a la nueva Ley antifrade (Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal) de la que ya hemos hablado hasta la saciedad desde IPGSoft – proveedor también del TicketBai – y que entró en vigor el mes de octubre de 2.021, donde se indica que para evitar contabilidades paralelas y otros tipos de fraude, las facturas no podrán ni modificarse ni borrarse, aunque todavía estamos a la espera de la salida del Reglamento de esta Ley donde se regularán términos, plazos y demás especificaciones técnicas a tener en cuenta por las empresas desarrolladoras de software.

            En definitiva, “Ley Crea y Crece” y “Ley Antifraude “con dos Reglamentos importantísimos pendientes de aprobación, son las normas que ordenan la factura electrónica, y que seguro no saldrán hasta después del verano. 

            Cuando todas las empresas debamos expedir las facturas con un mismo formato electrónico, la gestión y el almacenamiento de dichos documentos será automática, incrementando así la productividad y evitando errores en la contabilización de los mismos.

            Por último, no debemos olvidar a los Terceros de Confianza Cualificados que aportan validez legal y jurídica a los documentos, otorgándoles la categoría de carga de la prueba ante terceros, todo ello bajo la normativa europea eIDAS.

                                                                                                     José María Marco Lázaro

www.ipgsoft.com  es  “Agente Digitalizador Autorizado” para el KitDigital

www.factorymail.es  es  “Tercero de Confianza Cualificado Europeo”

Deducción por adquisición de vivienda habitual cuando se cancela y se contrata en el mismo acto un nuevo préstamo en el IRPF

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Deducción por adquisición de vivienda habitual cuando se cancela y se contrata en el mismo acto un nuevo préstamo en el IRPF

Un contribuyente, que viene aplicando la deducción por inversión en vivienda habitual, le ofrece su entidad bancaria la posibilidad de mejorar las condiciones del préstamo y cancelarlo para contratar uno nuevo.

La cuestión es si, después de realizar esta operación de cancelación y contratación de préstamo, seguirá teniendo derecho a deducir por adquisición de vivienda por las cantidades que amortice o pague respecto del nuevo préstamo.

La Dirección General de Tributos establece que, si la operación financiera se realiza en un mismo acto, es decir, si de forma simultánea se cancela y se firma el nuevo contrato de préstamo, los gastos que se generen con motivo de la cancelación del préstamo y la constitución del nuevo tendrán la consideración de deducibles.

DGT V0030-23, de 16 de enero de 2023

Fuente: REAF

Contraseñas seguras.

Contraseñas seguras

 

            Una de las decisiones que dependen de nosotros mismos en cuanto a Seguridad Informática, es la forma en que configuramos nuestras propias contraseñas.

            Existen programas automáticos maliciosos, creados exclusivamente con el propósito de obtener contraseñas, sobre todo en escenarios abiertos y de alto riesgo, como son las aplicaciones web, e-commerce, …etc.

            Una contraseña segura será aquella que:

• Incluye letras y números.
• Combina letras mayúsculas y minúsculas.
• Incluye además caracteres especiales.
• Tiene una longitud mayor a 8 caracteres.
• Y no contiene espacios en blanco.

            Simplemente por orientarnos, una contraseña con menos de 7 caracteres, sea cual sea su combinación, puede conseguirse en menos de 5 segundos. Pasar la contraseña a 8 caracteres, requeriría ya unas 8 horas y si pasamos a construirla de 9 posiciones, el tiempo ascendería a 3 semanas.

            Lo ideal son las contraseñas con 10 u 11 caracteres, que contengan mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales, pues hablaríamos de tiempos para hackearlas entre los 5 y 400 años, tiempo nada atractivo para quienes desean conseguir datos ajenos.

            Apliquemos este criterio, no solo para las claves de acceso a nuestros equipos y/o servidores, sino también para nuestras aplicaciones web o accesos remotos a otras aplicaciones como entidades financieras, intranet de proveedores o clientes, …etc. pues en estos casos las claves pueden estar al alcance de cualquiera.

José María Marco

Seguridad Jurídica: Maldita locura…

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Seguridad Jurídica: Maldita locura…

Tiempo de lectura: 4 minutos

Mucho se está hablando del traslado de la Sede Social de FERROVIAL a Países Bajos, pero debemos recordar, que el referéndum de independencia celebrado en Cataluña de forma ilegal, provocó que un total de 3.208 compañías, de manera inmediata, decidieran trasladar sus domicilios sociales a otros puntos de España: CaixaBank (a Valencia),  Banco de Sabadell (a Alicante), Gas Natural FENOSA (a Madrid), Abertis (a Madrid), Catalana Occidente (a Madrid), …etc., y un sin fin de pequeñas empresas a poblaciones limítrofes en Aragón, por la incertidumbre que generan las decisiones políticas en la economía real.

Las operaciones económico-financieras, exigen un alto grado de confianza acerca del contenido de las leyes y de su aplicación por los jueces. Esto es lo que llamamos “Seguridad Jurídica” y es una condición indispensable para que la economía de mercado pueda desarrollarse con equidad y genere prosperidad en la sociedad.

Si consultamos los índices internacionales sobre “Seguridad Jurídica”, éstos sitúan a España como un país con exceso de normas muy cambiantes y de mala calidad y con una deficiente jerarquía jurisdiccional en el terreno legislativo por la presencia de fallos estructurales. A eso debemos añadir también la lentitud de la Justicia, su escasa independencia y la ineficacia en la ejecución de sus sentencias.

Me refiero a temas como: a) la falta de protección que sufren los derechos de propiedad, derivada de los cambios legales y de regulación, que superan los criterios racionales imperantes tanto en la Unión Europea como en el ámbito internacional, p.e. desahucios, ocupación ilegal de viviendas; b) la contratación privada, interferida por el sistema judicial excediéndose en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales por un exceso de normas “imperativas” (de obligado cumplimiento) y un déficit de reglas “dispositivas” (de libre incorporación a los contratos) que favorecerían las operaciones y reducirían los costes contractuales; c) una muy baja calidad técnica de las leyes, que se multiplican sin sentido y cambian  muy rápidamente y de manera inesperada; y d) el funcionamiento de la Justicia, por su lentitud, pero sobre todo por las sentencias que vemos cada día con más frecuencia, basadas en el criterio de “justicia de redistribución” o “justicia material” donde se incorporan ‘nuevas reglas’ orientadas a proteger a la “parte más débil” en contratos ya existentes, poniendo en peligro, – al romper el principio de “pacta sunt servanda” -,  la suscripción de futuros contratos de similares características que soportarían las personas a las que se pretende proteger.

            A título de ejemplo de ayer mismo, IPGSoft envió a nuestros clientes un comunicado sobre la finalización del KIT Digital para uno de los segmentos que finalizaba el próximo 15 de marzo de 2.023. Pues bien, una hora después de enviarlo, recibimos un comunicado como Agentes Digitalizadores, donde nos indicaban que el plazo ahora se extiende hasta el 31 de diciembre de 2.024. ¿Cómo es posible esta modificación con tan largo horizonte temporal? ¿A qué reglas obedece?

            Bajo este escenario es imposible planificar ni tan siquiera a un año en el mundo empresarial, ya sea desde el punto de vista contable, fiscal, laboral o financiero.

            Los economistas de empresa, desgraciadamente, estamos pasando de ser “Consultores en planificación fiscal” a “Expertos en cumplimiento normativo”, por la diarrea normativa contradictoria existente.

            Es vergonzoso que varios miembros de un gobierno como España, e incluso el propio presidente, señalen a empresarios con nombre y apellidos de una manera tal vil, cuando las empresas cumplimos con la normativa exigida, contratamos con empleados, con clientes, con proveedores, con otros terceros, pagamos nuestros impuestos sin rechistar, aceptamos la tan debatida “carga de la prueba” en las Notificaciones por Requerimientos de la Agencia Tributaria, nos adaptamos a Sedes Electrónicas de todo tipo, …etc.

            Pero las empresas, sobre todo, se deben a sus socios, que somos quienes invertimos nuestro capital y ponemos los medios necesarios con la sana intención de generar Riqueza (INNOVACION->INVERSION->EMPLEO->PIB-> RENTA), que en definitiva es la que se redistribuye económica y socialmente. Esa si es nuestra responsabilidad, pero jamás he visto en mi larga experiencia profesional ningún Estatuto Social donde aparezca como objeto social de la empresa, el “Patriotismo”. Si así fuese, seguro que como objeto social de una empresa, sería un concepto totalmente contrario a como lo percibe y lo concibe este Gobierno.

José María Marco Lázaro