Gestión documental fehaciente

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Gestión documental fehaciente

La gestión documental es fundamental, no solo para la organización y conservación de documentos, sino también como un elemento clave para conectar con empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders críticos para la empresa. Voy a intentar sintetizar la importancia de esta herramienta, estratégica para cualquier negocio.

Eficiencia operativa y reducción de costes

La implementación de estos sistemas optimiza los procesos de negocio al digitalizar, organizar y automatizar el flujo de documentos. Esto reduce significativamente los tiempos de búsqueda y acceso a la información, minimizando los errores humanos y disminuyendo los costes asociados al manejo y almacenamiento de papel. La eficiencia operativa que se logra permite a la empresa ser más ágil y competitiva en el mercado.

Mejora de la comunicación y la colaboración

Una gestión documental real y efectiva, facilita la comunicación y colaboración tanto desde el punto de vista interno como externo. Al centralizar la documentación en una plataforma accesible, como pudiera ser “eaglemerge” conectada con “factorymail”, se asegura que todos los interesados dispongan de la información necesaria para realizar su trabajo de manera eficiente. Esto es especialmente relevante en entornos donde el trabajo remoto y los equipos distribuidos son cada vez más comunes, requiriendo herramientas que soporten una colaboración sin barreras geográficas ni temporales.

Cumplimiento normativo y seguridad de la información

La capacidad de gestionar adecuadamente los documentos es esencial para cumplir con la normativa que afecta actualmente a todas las empresas, ya que ayuda a asegurar que los documentos sean almacenados, protegidos y destruidos siguiendo los requisitos legales, mediante avanzadas medidas de seguridad y control de acceso que protegen la información sensible de accesos no autorizados, garantizando la confidencialidad y la integridad de los datos.

Soporte para la toma de decisiones

Proporcionan a directivos y equipos de gestión un acceso rápido a información crítica y análisis de datos, facilitando una toma de decisiones más informada y basada en evidencias mejorando así la eficacia organizacional.

Sostenibilidad y RSE

Por último, la digitalización de documentos y una gestión documental eficiente también responde a un compromiso con la sostenibilidad ambiental, reduciendo la dependencia del papel. Este enfoque, además de beneficiar al medio ambiente, mejora la imagen de nuestra empresa.

En definitiva, la gestión documental es una herramienta estratégica que trasciende su papel tradicional de almacenamiento y organización de documentos. Su implementación adecuada puede transformar significativamente la forma en que una empresa se conecta con sus empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders, promoviendo la eficiencia, la colaboración, el cumplimiento, la toma de decisiones informada y la sostenibilidad. En el contexto actual, caracterizado por la transformación digital y la rápida evolución del mercado, la gestión documental se convierte en un elemento crítico para el éxito y la competitividad a medio y largo plazo.

José María Marco

Más información:

 eagleMerge de IPGSoft

Factorymail (Comunicaciones fehacientes)

La computación en la nube

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La computación en la nube

La computación en “la nube” es un modelo que permite el acceso, siempre bajo demanda y a través de la red, a un conjunto compartido de recursos informáticos configurables, como pueden ser: Redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios, que se ponen a disposición del usuario rápidamente y con un esfuerzo de gestión mínimo por su parte.

“La nube”, seguramente representa uno de los avances más significativos en la tecnología de la información (TI) de las últimas décadas, pues ofrece una infraestructura flexible, escalable y eficiente, transformando la forma en que las empresas, y organizaciones en general, gestionan y despliegan sus recursos informáticos.

Tipo de Nube

Los clientes no suelen optar por un modelo puro, sino que mezclan los diferentes tipos existentes:

Nube pública: Los servicios se ofrecen a través de Internet y están disponibles para cualquiera que desee adquirirlos, donde la infraestructura la pone enteramente un proveedor externo y la empresa consume los recursos. Algún ejemplo de nube pública son: Amazon, Google Cloud, IBM Cloud o Microsoft Azure.

Nube privada: La infraestructura de este tipo de nube es operada exclusivamente para una empresa. Puede ser gestionada por la propia empresa o por un tercero y puede estar ubicada en las instalaciones de la organización o fuera de ellas.

Nube híbrida: Combina nubes privadas y públicas, permitiendo el intercambio de datos y aplicaciones entre ellas, ofreciendo una mayor flexibilidad y opciones de despliegue. Pueden estar interconectadas a través de redes LAN, VPN, o mediante API.

Multiclouds: Cuando confluyen en un cliente dos proveedores ya sean de nube pública o privada. Suele ser la más usada.

Tipo de Servicios

SaaS, Software como servicio: El usuario utiliza la aplicación del proveedor (CRM, ERP, correo…), que se ejecuta en una infraestructura de nube. Las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos a través de un navegador web.

PaaS, Plataforma como servicio: El usuario despliega en la nube aplicaciones creadas o adquiridas, utilizando herramientas de programación y bibliotecas proporcionadas por el proveedor. La solemos utilizar los desarrolladores de software para desarrollar e implantar proyectos, despreocupándonos de mantener infraestructuras de sistemas propios.

IaaS, Infraestructura como servicio: El usuario dispone de servidores, procesamiento, almacenamiento, redes, sistemas de conectividad y seguridad, así como otros recursos de informática – que antes se instalaban en casa del cliente-, donde puede desplegar y ejecutar software arbitrario, y que puede además incluir sistemas operativos y aplicaciones.

Ventajas e inconvenientes

“La nube” ofrece numerosas ventajas, incluyendo la reducción de costos por eliminación de la inversión en hardware y software, escalabilidad, flexibilidad en el manejo de las cargas de trabajo fluctuantes, mejora en la eficiencia de los procesos de TI, y la capacidad de innovar rápidamente al probar nuevas ideas, sin una inversión financiera significativa.

Pero también tiene algunos inconvenientes:

• Si caen las comunicaciones o se ralentizan, el servicio dejará de funcionar.
• Aunque los servicios tienen unas tarifas regladas, debemos controlar siempre los recursos que estamos utilizando para no acabar pagando más de la cuenta.
• Poner mucha atención a las copias de seguridad, pues aunque los proveedores responden cada día mejor, es importante nos descuidarlas y tenerlas bajo control en todo momento.
• Asegurar la ubicación geográfica de nuestro proveedor, básicamente por dos motivos:
  • Seguridad en cuanto a dónde están almacenados nuestros datos
  • Posibles problemas por la legislación vigente en el país donde está ubicado legal y fiscalmente nuestro proveedor.
• Por último, asegurarnos de que en cualquier momento podemos migrar a otras soluciones sin ningún problema, ya sea de tipo legal o técnico.

En definitiva, “la nube” ha revolucionado la forma en que las empresas acceden y utilizan los recursos informáticos, ofreciendo una flexibilidad, eficiencia y escalabilidad sin precedentes. Al comprender sus fundamentos, modelos y tipos, Las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre cómo y cuándo incorporar “la nube” en su estrategia tecnológica. A medida que este paradigma continúa evolucionando, seguirá ofreciendo oportunidades transformadoras para las empresas de todos los tamaños y sectores.

José María Marco

Más información: IPGSoft

La prueba judicial

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La prueba judicial

Una vez más los Tribunales de Justicia rechazan las pruebas obtenidas mediante Whatsapp y otros medios alternativos, al no considerarlo como prueba judicial. Como reza la sentencia:

STSJ M 1606/2024 – ECLI:ES:TSJM:2024:1606
Id Cendoj:	28079340042024100108
Órgano:	Tribunal Superior de Justicia. Sala de lo Social
Sede:	Madrid
Sección:	4
Fecha:	12/02/2024
Nº de Recurso:	17/2024
Nº de Resolución:	130/2024
Procedimiento:	Recurso de suplicación
Ponente:	MARIA DEL AMPARO RODRIGUEZ RIQUELME

“ni las fotografía, ni los pantallazos, ni en suma, las conversaciones de whatsapp tienen valor documental a los efectos del recurso de suplicación, al respecto de cuyo medio, …la jurisprudencia señala que, aunque tales conversaciones de WhatsApp se transcriban en papel, no son documentos a efectos de revisión de los hechos probados, sino mera transcripción del contenido de una prueba electrónica dado que el soporte del mensaje es un teléfono móvil. “

Seguimos insistiendo en que la forma más eficaz de justificar documentación fehaciente como soporte de prueba judicial, es mediante la utilización de los servicios prestados por un Tercero de Confianza Cualificado, según el Reglamento eIDAS y el apartado 2 del Art. 3 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

A este respecto, el apartado 4 del Art. 326 de la Ley 1/2000 de 7 de enero de Enjuiciamiento Civil, aclara que: “Si se hubiera utilizado algún servicio de confianza cualificado de los previstos en el Reglamento …. se presumirá que el documento reúne la característica cuestionada y que el servicio de confianza se ha prestado correctamente si figuraba, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia, en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados”.

Factorymail es una compañía inscrita en eIDAS, al amparo del Reglamento europeo UE 910/2024 y como tal goza de los privilegios que otorga prestar servicios como Tercer de Confianza Cualificado.

Más información: factorymail.es  

Inscripción eIDAS:

https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/ES/56

Guía para el cierre del ejercicio

Guía para el cierre del ejercicio

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Una vez cerradas todas las operaciones de tráfico del ejercicio y liquidados los últimos impuestos, ha llegado el momento de realizar las operaciones para el cierre del ejercicio contable.

A modo de resumen dejo una lista de temas a repasar, antes de regularizar y cerrar mediante nuestros sistemas informáticos:

• Comprobar posibles descuadres de Asientos
• Verificar el asiento de Distribución de Resultados del Ejercicio Anterior
• Regularización de existencias
• Revisar los saldos de las cuentas de IVA e IRPF, conciliándolas con los impuestos presentados.
• Comprobar saldos de las cuentas de Seguridad Social
• Conciliación de saldos bancarios y caja.
• Revisiones de los saldos de las partidas 555 y 551, si existen
• Reclasificaciones de Deudas y ajustes de Pólizas de Crédito
• Activar I+D, si procede
• Revisión de activos nuevos y documentarlos
• Dotación de amortizaciones
• Atención especial a los activos de escaso valor
• Imputaciones temporales y periodificaciones contables.
• Provisiones y deterioros
• Aplicación de subvenciones
• Ajustes extracontables:
  • Permanentes             
  • Temporales
• Bases Negativas de Ejercicios Anteriores compensar
• Bonificaciones
• Reducciones de la BASE IMPONIBLE: Reserva de Capitalización / Nivelación
• Tipo a Aplicar y pagos a cuenta

Espero que estos pequeños consejos os hayan servido de ayuda. Si necesitas más ayuda, puedes contactar con info@markconsulting.es

Deducibilidad a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido de las cuotas soportadas por los suministros de un inmueble parcialmente afecto a la actividad

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Deducibilidad a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido de las cuotas soportadas por los suministros de un inmueble parcialmente afecto a la actividad

Se analiza la admisión de la deducibilidad de las cuotas soportadas del impuesto por suministros de un inmueble afecto parcialmente a la actividad empresarial. La Administración no admite la deducción de la cuota soportada de los suministros, argumentando que no cumplen los requisitos establecidos por el legislador.

El Tribunal indica que la Directiva del impuesto contempla expresamente la deducibilidad de las cuotas soportadas por los gastos mencionados.

El Tribunal desestima el recurso interpuesto por la Administración y, por tanto, admite la deducibilidad de las cuotas soportadas por los suministros del inmueble afecto simultáneamente a la actividad empresarial y al uso privado, de manera proporcional a la utilización en la actividad empresarial.

Tribunal Económico Administrativo Central, Resolución 6654/2022, de 19 julio 2023

Fuente: REAF

Calendario Fiscal Enero24

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Renta y Sociedades hasta 22/enero

Retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, ganancias derivadas de acciones y participaciones de las Instituciones de Inversión Colectiva, rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, capital mobiliario, personas autorizadas y saldos en cuentas.

• Diciembre 2023. Grandes empresas: 111, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 216, 230
• Cuarto trimestre 2023: 111, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 136, 210, 216

Hasta el 30 de enero

Pagos fraccionados Renta

• Cuarto trimestre 2023:
  • Estimación directa: 130
  • Estimación objetiva: 131

IVA

• Diciembre 2023. Autoliquidación: 303
• Diciembre 2023. Grupo de entidades, modelo individual: 322
• Diciembre 2023. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: 349
• Diciembre 2023. Grupo de entidades, modelo agregado: 353
• Diciembre 2023 (o año 2023). Operaciones asimiladas a las importaciones: 380
• Cuarto trimestre 2023. Autoliquidación: 303
• Cuarto trimestre 2023. Declaración-liquidación no periódica: 309
• Cuarto trimestre 2023. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: 349
• Cuarto trimestre 2023. Operaciones asimiladas a las importaciones: 380
• Resumen anual 2023: 390
• Solicitud de devolución de cuotas reembolsadas a viajeros por empresarios en recargo de equivalencia: 308
• Regularización de las proporciones de tributación de los periodos de liquidación anteriores al inicio de la realización habitual de entregas de bienes o prestaciones de servicio: 318
• Reintegro de compensaciones en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca: 341
• Opción o revocación de la aplicación de la prorrata especial para 2024 y siguientes, si se inició la actividad en el último trimestre de 2023: 036/037

Hasta el 31 de enero

Renta

• Renuncia o revocación estimación directa simplificada y estimación objetiva para 2024 y sucesivos: 036/037

Renta y Sociedades

Retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, ganancias derivadas de acciones y participaciones de las Instituciones de Inversión Colectiva, rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, capital mobiliario, personas autorizadas y saldos en cuentas.

• Resumen anual 2023: 180, 188, 190, 193, 193-S, 194, 196, 270

Operaciones con activos financieros

• Declaración anual de operaciones con Letras del Tesoro 2023: 192
• Declaración anual de operaciones con activos financieros 2023: 198

IVA

• Renuncia o revocación regímenes simplificado y agricultura, ganadería y pesca para 2024 y sucesivos: 036/037
• Solicitud de aplicación del porcentaje provisional de deducción distinto del fijado como definitivo en el año precedente: sin modelo
• Diciembre 2023. Ventanilla única – Régimen de importación: 369
• Cuarto trimestre 2023: Ventanilla única – Regímenes Exterior y de la Unión: 369

Impuesto sobre las Primas de Seguros

• Resumen anual 2023: 480

Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales

• Cuarto trimestre 2023: 490

Impuestos medioambientales

• Diciembre 2023. Impuesto especial sobre los envases de plástico no reutilizables. Presentación contabilidad y libro registro de existencias
• Cuarto trimestre 2023. Impuesto especial sobre los envases de plástico no reutilizables. Presentación contabilidad y libro registro de existencias

Declaración informativa de certificaciones individuales emitidas a los socios o partícipes de entidades de nueva o reciente creación

• Resumen anual 2023: 165

Declaración informativa anual de imposiciones, disposiciones de fondos y de los cobros de cualquier documento

• Año 2023: 171

Declaración informativa sobre saldos en monedas virtuales y sobre operaciones con monedas virtuales

• Año 2023: 172, 173

Declaración informativa anual de la cesión de uso de viviendas con fines turísticos

• Año 2023: 179

Declaración informativa de préstamos y créditos y otras operaciones financieras relacionadas con bienes inmuebles

• Declaración anual 2023: 181

Declaración informativa de donativos, donaciones y aportaciones recibidas y disposiciones realizadas

• Declaración anual 2023: 182

Declaración informativa de entidades en régimen de atribución de rentas

• Año 2023: 184

Declaración informativa de adquisiciones y enajenaciones de acciones y participaciones en Instituciones de Inversión Colectiva

• Declaración anual 2023: 187

Declaración informativa por gastos en guarderías o centros de educación infantil autorizados

• Declaración anual 2023: 233

Declaración informativa de actualización de determinados mecanismos transfronterizos comercializables

• Cuarto trimestre 2023: 235

Declaración informativa trimestral de operaciones de comercio de bienes corporales realizadas en la zona especial canaria sin que las mercancías transiten por territorio canario

• Primer, segundo, tercer y cuarto trimestre 2023: 281

Planes, fondos de pensiones, sistemas alternativos, mutualidades de previsión social, planes de previsión asegurados, planes individuales de ahorro sistemático, planes de previsión social empresarial y seguros de dependencia

• Declaración anual 2023: 345

Fuente: AEAT

Posibilidad de cambiar de opción de aplicar libertad de amortización en la presentación del I.Soc. si cambian las circunstancias

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Posibilidad de cambiar la opción, en el Impuesto sobre Sociedades, de aplicar la libertad de amortización cuando se produce un cambio de las circunstancias relevantes

Como sabemos, es criterio doctrinal que la libertad de amortización es una opción y sólo puede ejercitarse en el plazo reglamentario de presentación de la declaración, de forma que, si un sujeto pasivo decide en la declaración de un ejercicio no acoger a la libertad de amortización, posteriormente ya no podrá mudar esa opción respecto de ese ejercicio, sin que le impida poder disfrutar del beneficio en los ejercicios siguientes.

En el caso planteado el contribuyente no ejercitó la opción de aplicar la libertad de amortización respecto de ciertas inversiones porque la Inspección le había negado ese derecho en ejercicios anteriores. No obstante, posteriormente, se anuló la regularización llevada a cabo por la Administración.

El Tribunal determina que como la sociedad tuvo la posibilidad de haber aplicado la libertad de amortización, al anularse la regularización que la Inspección había practicado a la entidad, es claro que se produce un cambio de las circunstancias relevantes existentes en el momento en que se presentó la autoliquidación, por lo que se debe permitir al obligado cambiar la opción inicialmente ejercitada de no aplicar la libertad de amortización, vía solicitud de rectificación de dicha autoliquidación.

TEAC, Resolución nº 324/2022, de 23 de enero de 2023

Fuente: REAF

La contabilidad en el I. Soc. hace prueba para determinar el período impositivo al que corresponde imputar una renta presunta por deudas inexistentes

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La contabilidad en el Impuesto sobre Sociedades hace prueba para determinar el período impositivo al que corresponde imputar una renta presunta por deudas inexistentes 

Como sabemos, el artículo 121 de la Ley del Impuesto, presume que existen rentas no declaradas cuando hayan sido registradas en los libros de contabilidad del contribuyente deudas inexistentes. El importe de la renta presunta se imputará al período impositivo más antiguo de entre los no prescritos, excepto que el contribuyente pruebe que corresponde a otro u otros.

En esta ocasión, una entidad registra contablemente deudas inexistentes en el ejercicio 2007, figurando dicho saldo en los períodos impositivos siguientes. La Inspección inició actuaciones respecto de los ejercicios 2008 y 2009, imputando la renta presunta al ejercicio 2008 al interpretar que la deuda inexistente figura en un período no prescrito. Argumenta, la Administración que corresponde al contribuyente demostrar el origen temporal de esa deuda ficticia y la contabilidad no es suficiente para considerar que la renta oculta procede de un ejercicio prescrito. El recurrente, por el contrario, cree que no procede imputar ninguna renta porque la contabilidad hace prueba de que la renta corresponde al período 2007, ejercicio que se encuentra prescrito.

Para el Alto Tribunal la Ley del Impuesto no exige una prueba extracontable a efectos de la imputación de la renta y, por lo tanto, cuando hayan sido registradas en los libros de contabilidad deudas inexistentes, a los efectos de la presunción de la existencia de rentas no declaradas, el registro contable no controvertido es un medio de prueba válido para que el contribuyente pueda demostrar que la renta, consecuencia de tal presunción, deba imputarse a un período impositivo, distinto al más antiguo de entre los no prescritos.

Tribunal Supremo, Recurso nº 6934/2020, de 25 de julio de 2023

Fuente: REAF

Características de un software CRM

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Un software CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta informática diseñada para gestionar y mejorar las relaciones de una empresa o negocio con los clientes y clientes potenciales.  

Estas son algunas de las características y bondades que ofrece un software como eagle^CRM:

1. Gestión centralizada de clientes: Un CRM permite almacenar toda la información relevante de los clientes en una base de datos centralizada, lo que facilita el acceso y la gestión de la información de cada cliente en tiempo real.
2. Seguimiento de interacciones: Permite hacer un seguimiento detallado de todas las interacciones con los clientes, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y visitas al sitio web, lo que ayuda a entender mejor las necesidades y preferencias del cliente.
3. Automatización de tareas: Los CRM suelen contar con funcionalidades de automatización que agilizan tareas como el envío de correos electrónicos, recordatorios de seguimiento y asignación de tareas.
4. Ventas y gestión de las oportunidades: Facilita la gestión del proceso de ventas, desde la identificación de clientes potenciales hasta la conclusión de la venta, permitiendo un seguimiento efectivo de las oportunidades de negocio.
5. Personalización y segmentación: Un CRM permite segmentar a los clientes según diferentes criterios, como intereses, comportamientos de compra y preferencias, lo que facilita la personalización de las interacciones y ofertas.
6. Mejora en la atención al cliente: Al contar con un historial completo de las interacciones y preferencias del cliente, el personal de atención al cliente puede brindar un servicio más eficiente y personalizado. (Help-Desk)
7. Fidelización de clientes: Al conocer mejor a los clientes y ofrecerles una atención personalizada, un CRM contribuye a aumentar la satisfacción del cliente y, en última instancia, a fomentar la fidelidad y retención de clientes.
8. Integración con otras herramientas: Los CRM suelen integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como herramientas de marketing, ventas y servicio al cliente, lo que mejora la sincronización y eficiencia de los procesos comerciales.
9. Acceso remoto y móvil: La mayoría de los CRM modernos ofrecen la capacidad de acceder a la información y realizar tareas desde dispositivos móviles y computadoras, lo que facilita la colaboración y la gestión de relaciones con los clientes en cualquier lugar y momento.

En resumen, un software como eagle^CRM  de IPGSoft, es una valiosa herramienta que permite a las empresas mejorar sus relaciones con los clientes, aumentar las ventas, ofrecer un mejor servicio al cliente y tomar decisiones estratégicas más informadas.

Al centralizar la información y automatizar tareas, eagle^CRM optimiza la gestión de las relaciones con los clientes y se convierte en un activo fundamental para el crecimiento y éxito de la empresa.

Contacte con nosotros (info@ipgsoft.com) y proveche el KIT Digital para implantar una herramienta CRM.

José María Marco.

IPGSoft

Características y bondades de un software ERP

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Caracteristicas y bondades de un software ERP

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución integral que integra y administra múltiples procesos y datos de una empresa en una sola aplicación informática.

IPGSoft, desarrolladora de aplicaciones desde 1.987, dispone de su herramieta ERP, eagle⁶⁵⁹, que ofrece:

1. Integración de procesos: eagle⁶⁵⁹ conecta diversas áreas de la empresa, como ventas, compras, inventario, contabilidad, recursos humanos y producción, permitiendo una comunicación fluida y un flujo de trabajo optimizado.
2. Centralización de datos: Todos los datos relevantes de la empresa se almacenan en una única base de datos centralizada, lo que asegura la coherencia y precisión de la información en toda la organización.
3. Automatización: Los procesos manuales se automatizan, lo que reduce la carga de trabajo, minimiza errores y agiliza las operaciones.
4. Toma de decisiones informada: Los datos en tiempo real proporcionados por eagle⁶⁵⁹ permiten una toma de decisiones más rápida y basada en información actualizada, lo que aumenta la eficiencia y la capacidad de respuesta de la empresa.
5. Cumplimiento normativo: Los ERP, en general, suelen estar diseñados para cumplir con regulaciones y normativas específicas, lo que ayuda a la empresa a mantenerse al día evitando problemas legales.
6. Personalización y escalabilidad: eagle⁶⁵⁹ se adapta a las necesidades específicas de la empresa y puede crecer a medida que la empresa se expande y evoluciona.
7. Mejora en la colaboración: Al proporcionar una plataforma compartida, eagle⁶⁵⁹ facilita la colaboración entre diferentes departamentos y equipos dentro de la organización.
8. Reducción de costos: Aunque la implementación inicial puede requerir una inversión significativa, a largo plazo, eagle⁶⁵⁹ puede ayudar a reducir costos al eliminar redundancias, optimizar procesos y mejorar la eficiencia general de la empresa.
9. Gestión eficiente del inventario: Con eagle⁶⁵⁹ , se puede tener un control preciso del inventario, lo que permite minimizar el exceso o la falta de existencias y, en última instancia, mejorar la gestión de la cadena de suministro.
10. Análisis y reportes: Los sistemas ERP, en general, ofrecen herramientas de análisis y generación de informes que ayudan a evaluar el rendimiento de la empresa y a identificar oportunidades de mejora.

En resumen, un software ERP como eagle⁶⁵⁹ de IPGSoft proporciona una visión integral de la empresa, facilita la gestión de recursos y mejora la eficiencia operativa, lo que resulta en una gran ventaja competitiva significativa para las empresas que lo implementen adecuadamente.

Contacte con nosotros (info@ipgsoft.com) y proveche el KIT Digital para implantar una herramienta ERP.

José María Marco.

IPGSoft

Ventajas de la firma de documentos ‘on line’ con Tercero de Confianza Cualificado

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Ventajas de la firma de documentos ‘on line’ con Tercero de Confianza Cualificado.

La firma de documentos ‘online’ con un tercero de confianza cualificado europeo, también conocida como firma electrónica avanzada o cualificada, ofrece ventajas y beneficios adicionales en comparación con la firma electrónica básica. Al contar con un tercero de confianza, se añade un nivel adicional de seguridad y validez legal. Algunas de sus ventajas son:

1. Validez legal y jurídica: La firma de documentos ‘online’ con un tercero de confianza suele cumplir con los requisitos legales y normativas relacionadas con la firma electrónica en diferentes jurisdicciones. Esto garantiza que el documento firmado tenga una validez jurídica sólida en todos los países europeos.
2. Identificación segura de las partes: El tercero de confianza realiza una identificación previa de las partes involucradas, asegurando que las firmas se asocien con las personas o entidades correctas, lo que reduce el riesgo de suplantación de identidad.
3. Integridad del documento: La firma electrónica avanzada garantiza la integridad del documento firmado, ya que cualquier modificación posterior al proceso de firma se detecta fácilmente.
4. No repudio: La firma electrónica avanzada proporciona evidencia sólida de que una persona ha firmado el documento y no puede negar posteriormente su participación (no repudio de la firma).
5. Mayor confianza en las transacciones comerciales: Al contar con un tercero de confianza que certifica la validez de las firmas, las partes involucradas en la transacción pueden tener una mayor confianza en el proceso y en el documento firmado.
6. Cumplimiento de estándares de seguridad: Los proveedores de servicios de firma electrónica avanzada suelen cumplir con estándares de seguridad y criptografía, asegurando que el proceso de firma sea robusto y confiable.
7. Ahorro de tiempo y costos: La firma electrónica avanzada reduce la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y costos asociados con los procesos de firma tradicionales.
8. Facilita la colaboración a distancia: La firma electrónica avanzada permite a las personas firmar documentos de manera segura y válida, incluso si se encuentran en ubicaciones geográficas diferentes.

Es muy importante destacar que la firma puede variar en función de si el proveedor del servicio es o no CUALIFICADO. Al elegir un tercero de confianza para firmar documentos ‘online’, es esencial asegurarse de que el servicio cumpla con los requisitos legales de la jurisdicción en la que se utilizará y que se adapta a sus necesidades.

Consulta tus dudas en info@factorymail.es y estaremos encantados de atenderte.

José María Marco

factorymail.es es Tercero de Confianza Cualificado Europeo, según el Reglamento eIDAS.

Plazo y presentación del Impuesto de Sociedades

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Plazo y presentación

• Modelo 200
• En el plazo de 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores a la conclusión del período impositivo. Para entidades con ejercicio coincidente con el año natural, el plazo finaliza el 25 de julio de 2023.

• Si el pago se domicilia en una entidad de crédito colaboradora con la AEAT, el plazo será desde el 1 de julio hasta el 20 de julio de 2023, ambos inclusive.

• Los contribuyentes cuyo plazo de declaración se hubiera iniciado con anterioridad a 1 de julio de 2023, deberán presentar la declaración dentro de los 25 días naturales siguientes a dicha fecha, salvo que hubieran optado por presentar la declaración utilizando el modelo aprobado para el ejercicio 2021.

• En los 20 primeros días naturales de los meses de abril, julio, octubre y enero, atendiendo al trimestre en que se produce cualquiera de las siguientes circunstancias respecto al establecimiento permanente (EP)^[1]:
  • Cuando concluya el período impositivo por el cese en la actividad de un EP.
  • Se realice la desafectación de la inversión realizada en el EP.
  • Se produzca la transmisión del EP.
  • El EP traslade su actividad al extranjero o fallezca el titular del EP
  • El mismo plazo anterior se aplica a las entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español, en el caso de que cesen en su actividad, a contar desde dicho cese.

• Modelo 220

Dentro del plazo correspondiente a la declaración en régimen de tributación individual de la entidad representante del grupo fiscal o entidad cabecera de grupo.

A continuación, en un cuadro, se reflejan los modelos, su forma de presentación, el lugar para efectuarla y los plazos.

Modelos

Puede utilizar

Forma de presentación

Plazos

200	Con carácter general todos los sujetos pasivos del Impuesto y los no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español	Vía electrónica	En los 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores a la conclusión del período impositivo   Si el plazo de declaración se inició antes del 1 de julio de 2023 deberán presentar la declaración antes del 25 de julio, salvo que se hubiera presentado utilizando los modelos para ejercicios iniciados en 2021     Por cese en la actividad, transmisión EP, traslado de la casa central o fallecimiento del titular del EP, el plazo es de 20 primeros días naturales de los meses de abril, julio, octubre y enero
220	Grupos fiscales y cooperativas que tributen por     el régimen de consolidación fiscal	Vía electrónica	Dentro del plazo correspondiente a la declaración en régimen de tributación individual de la sociedad dominante o entidad cabecera del grupo

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[1] Si el plazo de declaración se hubiera iniciado antes del 1 de julio, deberán presentar la declaración hasta el 25 de julio, salvo que hubieran optado por utilizar los modelos aprobados para 2021, en cuyo caso los plazos serán aquellos.

Fuente: REAF

Consecuencias de la falta de presentación del Impuesto de Sociedades en periodo voluntario

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Consecuencias de la falta de presentación de la declaración en periodo voluntario

Plazo voluntario de presentación

Si el período impositivo coincide con el año natural, el día 25 de julio será el último para pagar la deuda tributaria al tiempo de presentar la declaración, si se opta por domiciliar el pago la fecha máxima de presentación será el 20 de julio.

En las localidades en que el último día del plazo voluntario de presentación sea festivo o sábado, los contribuyentes podrán presentar la declaración del hasta el primer día hábil siguiente.

Tenga en cuenta que:

Si presenta la autoliquidación en plazo sin realizar el ingreso, al día siguiente se inicia el período ejecutivo, devengándose los recargos que correspondan: 5, 10 ó 20%, en función de si satisface la deuda antes de la notificación de la providencia de apremio, en período voluntario o después, respectivamente, exigiéndose, asimismo, intereses de demora. No entra la deuda en apremio si en período voluntario se solicita el aplazamiento o fraccionamiento

Si no se presenta la autoliquidación, y es la Administración tributaria la que requiere el pago, es posible que imponga una sanción de entre el 50 y el 150% del total de la deuda, sin perjuicio de que se reduzca por conformidad o pronto pago

Si el contribuyente presenta autoliquidación sin requerimiento previo pasado el plazo voluntario, y hasta con un año de retraso, si resulta una cantidad a ingresar, se le aplicarán los recargos por declaración extemporánea del 1%, más otro 1% adicional por cada mes completo de retraso en que se presente la autoliquidación o declaración respecto del plazo establecido para la presentación e ingreso. Trascurrido el año de retraso, tendrá que pagar un 15% más intereses de demora por el período de tiempo que haya transcurrido después del año

Si no se presenta la autoliquidación en período voluntario y tiene bases negativas pendientes de compensación, el Tribunal Supremo, de 30 de noviembre de 2021, entiende que podrá compensarlas, zanjando la controversia que existía al considerar la Administración que la compensación es una opción que solo se puede ejercitar en el período voluntario de autoliquidación (TEAC, de 4 de abril de 2017)

Si no presenta en plazo o no aplica la libertad de amortización en esta autoliquidación, la Administración entiende que después ya no puede aplicarla porque es una opción que solo puede ejercitarse en el plazo reglamentario de presentación de la declaración (TEAC, de 14 de febrero de 2019)

No se puede modificar la opción de imputación por la regla especial de operaciones a plazo (que es a medida que sean exigibles los cobros) en autoliquidación presentada fuera de plazo. Solo puede ejercitarse la opción de imputar según devengo cuando se declara dentro del período voluntario (TEAC, de 14 de mayo de 2019)

Fuente: REAF

Arrendamiento de inmuebles como actividad económica en el I. Sociedades

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Arrendamiento de inmuebles como actividad económica

Actividad económica

Aunque la normativa del Impuesto define lo que ha de entenderse por actividad económica, a diferencia del Impuesto sobre la Renta (IRPF), no precisa los bienes que se consideran afectos a una actividad económica, por lo que habrá que estar a lo regulado en el artículo 29 de la ley del IRPF. En consecuencia, están afectos los siguientes:

Los inmuebles en los que se desarrolla la actividad

Los bienes destinados a los servicios económicos y socioculturales del personal al servicio de la actividad, salvo los de esparcimiento y recreo o, en general, de uso particular del titular de la actividad económica

Cualesquiera otros elementos patrimoniales que sean necesarios para la obtención de los respectivos rendimientos

La interpretación del concepto de actividad económica en el ámbito del Impuesto sobre Sociedades debe realizarse a la luz del funcionamiento empresarial societario, y puede diferir de la interpretación que se realice en el IRPF, por cuanto el mismo concepto puede tener finalidades diferentes y específicas en cada figura impositiva (DGT V2107-18)

    Tenga en cuenta que:

• Cuando las entidades forman parte de un grupo de coordinación, en el sentido de la Norma de Elaboración de las Cuentas Anuales 13ª del PGC, el cumplimiento de los requisitos del concepto de actividad económica se determinará teniendo en cuenta de forma individual cada una de dichas entidades (DGT V0647-22).
• La mera intención o voluntad de llevar a cabo una actividad, así como las simples actuaciones preparatorias o tendentes a comenzar el desarrollo efectivo de dicha actividad no suponen su inicio material. Por tanto, la entidad no ha realizado una actividad económica y sus activos no se encuentran afectos a la misma (DGT V2265-21).
• La venta de viviendas en construcción por una promotora, sin haber iniciado materialmente la actividad, no es una actividad económica, ya que exclusivamente se han realizado tareas administrativas sobre las viviendas en construcción y, por lo tanto, es una entidad patrimonial (DGT V0414-18).
• No es actividad económica la inversión, gestión y administración de participaciones en el capital de otras entidades (DGT V0045-17).
• En entidades del artículo 42 del Código de Comercio, el concepto de actividad se determina teniendo en cuenta todas las entidades que formen parte del mismo (DGT V4089-15).

Arrendamientos de inmuebles

Si una sociedad tiene inmuebles dedicados al arrendamiento, calificará los rendimientos obtenidos de los mismos como actividad económica solo en el caso de que tenga contratada una persona con contrato laboral y a jornada completa.

    Tenga en cuenta que:

• La persona es requisito necesario para calificar tal actividad como actividad económica, pero no sería suficiente si la carga de trabajo que genera la actividad no justifica tener empleado y si, por lo tanto, la actividad económica solo existe en apariencia (TEAC, de 28 de mayo de 2013 y Tribunal Supremo, de 7 de diciembre de 2016).
• El requisito de la persona se puede alcanzar subcontratando con un tercero el servicio de gestión de los arrendamientos. Lo relevante no es el personal que el subcontratado tenga en nómina, sino qué parte de ese personal se destina y qué tiempo emplea en la gestión de la actividad de la entidad que subcontrata (DGT V0133-16).
• No se entenderá cumplido este requisito por el hecho de tener dos o más trabajadores con contrato laboral a media jornada, sino que, al menos, uno de ellos ha de tener contrato laboral a jornada completa (DGT V1188-20).
• Cumple el requisito de la persona un miembro de la unidad familiar, como es el cónyuge, si el contrato de trabajo es calificado como laboral (DGT V0953-17). También lo cumple el administrador único de una sociedad con contrato laboral y a jornada completa, percibiendo su remuneración por la prestación a la entidad de servicios propios de su objeto social (DGT V1458-15).
• Existe actividad económica de arrendamiento de inmuebles, aunque el trabajador contratado a tiempo completo esté infrautilizado (Audiencia Nacional, de 23 de febrero de 2022).
• Aunque dentro del ejercicio existan períodos de tiempo en los que los inmuebles se queden vacíos, son deducibles los gastos de suministros, reparaciones, mantenimiento de jardines, piscinas y zonas interiores, limpieza, gastos de agentes inmobiliarios encargados de publicitar y gestionar los alquileres, los intereses de préstamos, el IBI, las tasas de basura, etc. (DGT V1928-18).
• El requisito de la persona se puede alcanzar subcontratando con un tercero el servicio de gestión de los arrendamientos. En estos casos lo relevante no es el personal que el subcontratado tenga en nómina, sino qué parte de ese personal se destina y qué tiempo emplea en la gestión de la actividad de la entidad que subcontrata (DGT V0133-16).
• No procede la deducción de las retenciones correspondientes a las rentas devengadas de un arrendamiento cuando las mismas no han sido pagadas, salvo que el obligado al pago de las rentas, una vez hayan sido exigibles las mismas, hubiese ingresado en el Tesoro el importe correspondiente a dichas retenciones (TEAC, de 29 de junio de 2020) y (Tribunal Supremo, de 10 de marzo de 2021).
• La persona que tiene contratada la entidad para gestionar el arrendamiento de inmuebles no cumple el requisito de la jornada completa, puesto que se encarga igualmente de la actividad de gestión de arrendamientos de terceros. Por este motivo, se determina que el arrendamiento de inmuebles no se realiza como actividad económica (DGT V0438-21).

Fuente: REAF

Reserva de capitalización en el I. Sociedades

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Reserva de capitalización

Si la sociedad tributa al tipo general, es posible usar este incentivo para reducir la factura fiscal. Lo pueden aplicar las entidades que tributen al tipo general, las entidades de crédito y de hidrocarburos, las empresas de reducida dimensión, las parcialmente exentas y las entidades patrimoniales (DGT V1839-18).

Consiste en reducir la base imponible en un 10% del incremento de los fondos propios^[1] en el período impositivo (sin tener en cuenta el resultado del ejercicio ni el del anterior), con un máximo del 10% de la base imponible previa a esta reducción y a restarle la deducción de gastos que originaron activos por impuesto diferido (DTA) y de bases imponibles negativas (BIN’s).

En caso de que no se pueda aplicar toda la reducción, por el límite del 10% de la base imponible, el importe pendiente podrá reducirse en los 2 ejercicios inmediatos y sucesivos, conjuntamente con la reducción que pueda corresponder en ellos por este concepto y con el mismo límite del 10% de dicha base imponible. A la hora de aplicar la reducción correspondiente a la reserva de capitalización, cuando existen cantidades pendientes de aplicar procedentes de periodos anteriores junto con la generada en el propio período, el sujeto pasivo podrá aplicarlas en el orden que quiera, pues no hay nada establecido sobre que unas u otras tengan que aplicarse primero (TEAC, de 22 de septiembre de 2021).

Para aplicar el incentivo se deberá dotar una reserva indisponible durante 5 años y, en ese plazo, habrá que mantener el incremento de fondos propios^[2]. Es un incentivo opcional, si no se aplica, pasado el periodo de autoliquidación, la opción es irreversible.

Se atenderá a lo dispuesto en la normativa contable sobre las partidas que componen los fondos propios integrantes del balance de la entidad, con independencia de cuál sea el criterio fiscal de imputación temporal de ingresos y gastos utilizado en la declaración del Impuesto (DGT V2402-21).

Las siguientes partidas no forman parte de los fondos propios:

Las aportaciones de socios ya sean dinerarias o no dinerarias (DGT V1772-15)

Las ampliaciones de capital por compensación de créditos

La ampliación de fondos propios por operaciones con acciones propias o por operaciones de reestructuración como una fusión (DGT V5470-16)

Las reservas legales o estatutarias (incluyendo la reserva legal a dotar hasta el 20% del capital) y el resto de las reservas obligatorias (DGT V4956-16)

La reserva de nivelación

La propia reserva de capitalización sí se tiene en cuenta para determinar el incremento de los fondos propios (DGT V1854-19)

Las reservas para inversiones en Canarias y en Illes Balears

Los fondos propios correspondientes a emisión de instrumentos financieros compuestos

Los fondos propios por variación en activos por impuesto diferido que derivan de la disminución o aumento del tipo de gravamen y por su aplicación a los créditos fiscales por BIN´s, DTA´s…

Tenga en cuenta que:

• La parte del beneficio del año que no puede distribuirse libremente por tener que aplicarse a la compensación de pérdidas de ejercicios anteriores, deberá tener la consideración de una reserva de carácter legal por lo que a efectos de determinar el incremento de fondos propios, no se tendría en cuenta como fondos propios al inicio y al final del período impositivo dicha parte del beneficio (DGT V1572-19).
• El beneficio obtenido se habría destinado voluntariamente a la compensación de las pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, por lo que se consideraría que se ha producido un incremento de los fondos propios (DGT V2506-22).
• Para no perder el beneficio es necesario mantener el incremento de los fondos propios desde el cierre del período impositivo en el que se realiza la reducción, año a año, y durante 5 años^[3], siendo también necesario dotar una reserva indisponible durante el plazo de mantenimiento de los 5 años, de la que se podrá disponer solo en el caso de separación del socio, cuando se elimine por una operación de reestructuración o porque lo disponga una norma^[4].

• Se puede aplicar una reducción menor del 10% al incremento de los Fondos Propios. El máximo es el 10% de la base imponible, pero no se regula mínimo (DGT V1765-19).

• Los importes destinados a la dotación de la reserva de capitalización deben ser considerados a efectos del cálculo del incremento de fondos propios (DGT V1854-19).

• Si la aplicó en ejercicios anteriores, y en 2022 se ha incumplido alguno de los requisitos exigidos, deberá devolver el ajuste realizado en esta declaración junto con los intereses de demora que correspondan y en la parte proporcional del incumplimiento.

• Aunque no se tiene en cuenta para el cálculo de la reserva, por ejemplo, el incremento de fondos propios por operaciones de reestructuración, sí se tendrán en cuenta los beneficios del año anterior de 2 entidades que se fusionan y que pasan a engrosar las reservas voluntarias de la absorbente (DGT V4470-16).

• Este beneficio fiscal exige que se mantenga el incremento de los fondos propios durante un plazo de 5 años desde el cierre del ejercicio en el que se calcula la reducción, salvo en caso de pérdidas contables, y el reparto de reservas entre entidades del grupo no supone el incumplimiento de dicha condición, porque los fondos del grupo, en su conjunto, no se ven alterados por ello (DGT V0255-18).
• Si la Reserva por inversiones en Canarias (RIC) u otra reserva indisponible deja de serlo, incrementa los fondos propios a estos efectos (DGT V1907-18).
• El cargo a reservas motivado por la amortización retroactiva del fondo de comercio determinaría un menor importe de los fondos propios al cierre del ejercicio correspondiente que no deberá excluirse del cómputo del incremento de fondos propios a efectos de determinar la posible reducción de la base imponible por reserva de capitalización (DGT V1836-18).
• En el ejercicio 2020 se ha producido contablemente una disminución de la partida de reservas voluntarias como consecuencia de la distribución de dividendos con cargo a las mismas. Dicho cargo en reservas supondrá un menor importe de los fondos propios al cierre del ejercicio 2020, a efectos de determinar si se ha cumplido el requisito del mantenimiento del incremento de los fondos propios respecto de las reducciones practicadas en los ejercicios 2015, 2016 y 2017. (DGT V1956-21).
• Si duda entre aplicar la reducción por reserva de capitalización o compensar bases imponibles negativas pendientes, puede que sea más interesante aplicar la reserva y dejar para un momento posterior la compensación de las bases imponibles negativas, porque para estas últimas no existe límite temporal para su aplicación.
• Como el importe de la reducción no se vería afectado por el hecho de que los resultados del propio ejercicio fueran positivos o negativos, la distribución de dividendos en el ejercicio, a cuenta de los resultados de ese mismo ejercicio, tampoco afectará a la base de reducción de la reserva de capitalización del mismo, pero sí afectará a la determinación del incremento de los fondos propios del período impositivo siguiente. (TEAC, de 24 de mayo de 2022 y DGT V1952-21).
• En relación a la determinación del incremento de fondos propios para dotar la reserva de capitalización, se determina que, para calcular dicho incremento del ejercicio 2020, se calculará la diferencia positiva entre los fondos propios al cierre del ejercicio 2020, sin incluir los resultados del ejercicio, y los fondos propios al inicio del ejercicio 2020, sin incluir los resultados del ejercicio 2019. Es decir, el incremento de fondos propios así calculado, para reducir la base imponible de 2019, no incluye los resultados del ejercicio 2019 que se hubieran distribuido en el propio ejercicio 2020 (DGT V0751-22).

• Respecto a las reducciones practicadas en los ejercicios 2018, 2019 y 2020, para cumplir el requisito de mantenimiento del incremento de fondos propios (FP) en cada uno de los 5 años a partir de la conclusión de dichos periodos impositivos (2019 a 2023, 2020 a 2024 y 2021 a 2025, respectivamente), la diferencia entre los  FP al cierre de cada uno de esos ejercicios, sin incluir los resultados del mismo, y los del inicio del ejercicio 2018, 2019 y 2020, según corresponda, sin incluir los resultados del ejercicio anterior en cada caso, ha de ser igual o superior al incremento de FP por el que se originó la reducción en cada uno de los ejercicios señalados (DGT V2099-22).

• El incumplimiento con posterioridad de los requisitos exigidos para aplicar la reserva de capitalización, implicará ingresar junto con la cuota del período impositivo en que tenga lugar el incumplimiento de los requisitos o condiciones, la cuota íntegra correspondiente al beneficio fiscal aplicado en períodos anteriores, además de los intereses de demora (DGT V2490-22).

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^[1] Derivados tanto de beneficios de actividad económica como no económica y de resultados ordinarios o extraordinarios.

[2] La reserva solo será disponible cuando el socio ejerza su derecho a separarse de la sociedad, cuando se elimine, total o parcialmente, como consecuencia de operaciones de reestructuración empresarial o cuando una norma de carácter legal así lo prevea.

[3] DGT V4962-16: el incremento no se refiere a cada una de las partidas de fondos propios tomadas en cuenta para el cálculo del incremento.

[4] DGT V4127-15: si se quiere aplicar la reducción en el ejercicio 2016 (sociedad con período impositivo coincidente con el año natural) se tendrá que dotar con cargo a reservas voluntarias, dotadas con el beneficio de 2015, hasta el día 30 de junio de 2017, para que así figure en el balance con absoluta separación del resto de reservas, aunque dicho cumplimiento formal se realice en el balance de las cuentas anuales del ejercicio 2017 y no las de 2016. Esta reserva será indisponible durante los 5 años siguientes contados a partir del 31 de diciembre de 2016.

Fuente: REAF