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El Control de Gestión: (I) El Presupuesto.

25 Abr

El Control de Gestión: (I) El Presupuesto.

La verdad es que no se muy bien como definir el título mi artículo, a pesar de que le dedico gran parte de mi tiempo. Voy a resumir lo que yo entiendo por  “control de gestión”, y para ello, me voy a apoyar en herramientas que considero básicas:

  • El presupuesto
  • La Tesorería
  • Los Centros de Coste
  • Algunas Medidas Concretas

Para mí, el presupuesto es la verdadera herramienta del Control de Gestión de la empresa. Podemos definirlo como “aquel proceso que da a los recursos los destinos más eficaces para alcanzar los objetivos de la empresa”. El solo hecho de formularlo ya nos exige un estudio de cada una de las partidas de gasto(1) que lo componen. Este análisis nos hará replantearnos cada gasto, y lo que es más importante, si es imprescindible o no para conseguir los fines propuestos. No olvidemos que el presupuesto debe obedecer a un Plan Estratégico de la empresa, que con anterioridad ha sido formulado.

Para formularlo, seguramente hicimos previamente un análisis DAFO, que nos permita conocer cuales son las Oportunidades y Amenazas que nos depara el entorno o escenario en que trabajamos, -variables que no podemos controlar directamente- y las Fortalezas y Debilidades que nuestra empresa tiene, -que debemos conocer correctamente-.

Pero el objetivo fundamental de todo presupuesto, en mi opinión, es sin lugar a dudas GESTIONAR, y eso presupone siempre reducir costes, pero no todos. Aquellos que son claves para la compañía o los que generan valor, como son la Formación, la I+D+i o el marketing, entre otros, jamás deben ser reducidos sin un análisis pormenorizado.

Lo fácil a la hora de formular un presupuesto, es partir de los gastos de estructura del ejercicio anterior, ajustando las partidas en función de lo que será la realidad del negocio en el ejercicio siguiente. Simplemente esto, si lo hiciesen todas las empresas, ya es mucho.

Pero una herramienta fundamental en la Gestión de cualquier empresa es el Presupuesto de Base Cero. Este, prefiere partir de cero a la hora de analizar cada una de las partidas de Gasto, en lugar de alterar arriba/abajo el dato del ejercicio anterior, de forma que se pregunta:

  • ¿Cuánto gastamos ahora?
  • ¿Qué conseguimos con ese gasto?
  • ¿Qué obtendremos a cambio?
  • ¿Podríamos hacerlo mejor, más económico, fácil y rápido?
  • ¿Debemos incrementar o reducir los gastos en esta unidad?
  • ¿Podemos abandonar alguna unidad sin perder Valor?
  • ¿Se puede hacer algo distinto?
    • ¿Qué es?
    • ¿Cuánto nos costará?
    • ¿Qué rentabilidad nos aportará?
    • ¿ Cual es la Previsión de gastos para el próximo ejercicio?

El presupuesto pues, nos está adelantando el conocimiento exhaustivo de determinados gastos: El ‘compromiso’ de gasto, su importe, su vencimiento de pago, su periodicidad, … en definitiva nos avanza ‘casí’ un verdadero Plan de Tesorería.

El Presupuesto, nos permite PLANIFICAR.

Autor: Josá María Marco Lázaro.

(1) Hay que decir, que existen muchos tipos de presupuesto, pero no me voy a detener hoy en ellos.

Decálogo de buenas prácticas en el Control de Gestión

8 Sep

Decálogo de buenas prácticas en el Control de Gestión

[Extracto de mi última conferencia sobre Control de Gestión].

  1. Confeccionar un presupuesto anual en nuestra empresa. Durante su realización nos daremos cuenta de en qué nos estamos gastando el dinero y podremos reflexionar sobre si ese gasto es justificado o no.
  2. Si queremos reflexionar sobre en qué gastamos todo nuestro dinero podemos hacer lo que se denomina presupuesto base cero. Es decir, en vez de tomar los gastos de partida como histórico empezar a reflexionar sobre todos los gastos actuales son estrictamente necesarios para nuestra empresa. Es más complejo pero no está mal hacerlo cada cierto tiempo y sobre determinadas partidas.
  3. El presupuesto, por si mismo ya nos indicará a lo largo del año si tenemos gasto comprometido (previsto) antes de realizar nuevos gastos no presupuestados.
  4. El presupuesto nos marca en muchos casos las fechas de pago de nuestros gastos. Muchos  de ellos como salarios, alquileres, suministros, impuestos, …etc. sabremos cuándo debemos pagarlos y el importe.
  5. Confeccionar, tomando como base el presupuesto, un Plan de Tesorería para ver si tendremos liquidez suficiente, cuando la necesitemos o tendremos excedentes de tesorería.
  6. Definir cómo pagamos a nuestros proveedores y cómo cobramos para minimizar los apalancamientos o tensiones de nuestra tesorería. De una forma muy sencilla podemos saber nuestro Periodo Medio de Pago a Proveedores y de Cobro a Clientes. Por ejemplo, si estamos girando a 60 días por recibo bancario ver que ese vencimiento no es viernes, sábado o domingo ya que, si es así estamos demorando el ingreso en nuestra cuenta por la propia gestión bancaria de cobro.
  7. Realizar una correcta planificación fiscal. Uno de los puntos más débiles es cómo solemos tratar las amortizaciones y amortizaciones aceleradas. Contabilizar bien todos los activos aunque sean de bajo importe usando los resortes fiscales a nuestra disposición. Darlos de alta, amortizarlos en el mismo año, etc,..
  8. Usar correctamente créditos y pólizas de crédito. Estas últimas sólo se deben utilizar para financiar tensiones de tesorería y nunca para financiar inversiones. Además, con ayuda del Plan de Tesorería debemos dimensionar lo más correctamente posible la cuantía de estas últimas. ATENCIÓN: Cuando hagamos una inversión debemos pagarlo en un período igual a su vida útil. Ni más ni menos.
  9. ¿Comprar o alquilar? Debe ser una decisión muy meditada con números encima de la mesa. La propiedad per se no es mejor que el alquiler. Esta, por ejemplo supone más riesgo para los bancos que podemos necesitar para otras áreas de la empresa y también más obligaciones legales.
  10. Aprovechar las tecnologías de la información para ahorrar costes administrativos y gestionar mejor la información; ahorro de papel, posibilidad de trabajar en grupo o en cualquier lugar, etc,.. Aprovechar al máximo las nuevas formas de distribución del software en la nube (SaaS) para, en vez de comprar el software, alquilarlo por uso.

I Encuentros empresariales (Calatayud)

21 May

Ayer, día 20 de mayo, tuve el placer de compartir casi dos horas con empresarios de la comarca de Calatayud,  con los que hablé  del “Control de Gestión: El Recorte de Gastos en la Empresa“, en la sede de la Confederación de empresarios de Zaragoza en  Calatayud.

 

 Quiero dar las gracias a la asociación de Empresarios y a La Caixa por haber pensado en mi para impartir esta conferencia. Os paso enlace del resumen de la misma y  los comentarios que hace José Antonio de Miguel, presidente de  la Fundacion de Economia Global al respecto.

               http://fundacioneconomiaglobal.es/?p=354

 

El ahorro de costes en la empresa

9 Abr

Realmente vivimos tiempos difíciles. Esta crisis nos obliga a realizar recortes presupuestarios (1), que pueden llevarse a cabo de muchas formas, pero nunca debemos recortar gasto en actividades esenciales, como puedan ser el I+D+i y el marketing.

Casi todas las empresas, precisamente inician los ajustes por estos departamentos.

Estas son algunas estrategias:

Conozca mejor a su cliente. 
Es clave en épocas de bonanza, pero ahora mucho más. El consumidor es mucho más  exigente, hay que conocer sus verdaderas necesidades y ofrecerle verdadera satisfacción: Así puede ganar a sus competidores.

Fabrique menos productos.
Céntrese en el diseño de productos que pueden generar un buen margen de  beneficio. Optimice el tipo de producto que fabrica.

Coste por producto. 
Hagamos que los diseñadores ahorren dinero: Reducir el coste de materiales, rediseño de los componentes o partes, mejora del montaje y desmontaje de los procesos, etc.

Implementar nuevos procesos. 
Es hora de mirar hacia el interior. Estoy seguro de que, entre todos, se pueden aportar sugerencias que permitan procesar la cadena de manera más eficiente.

Estrategias de comunicación.
Asegúrese de que sus acciones están funcionando bien en cuanto a si está comunicando adecuadamente su marca y los valores del producto y además el consumidor las entiende. Aproveche las redes sociales para evitar costes en Publicidad y Promoción.

DAFO
Vuelva a lo básico, estudie o re-estudie de nuevo su mapa DAFO: Insista en sus Fortalezas y mejore sus Debilidades, después de un profundo análisis interno y prepárese para las Amenazas y aprovechando las Oportunidades que le ofrece el mercado.

Aprenda de su competencia.
Analice sus planes estratégicos, aprovéchese de su debilidad.

Y tú, ¿qué estás haciendo por tu compañía para ahorrar costes en estos momentos difíciles?

 (1) Véase mi artículo sobre “Presupuesto de Base Cero” de  15/05/2009, en este mismo blog, en la Categoría de “Empresa”

El presupuesto Base Cero

15 May

El Presupuesto, como parte integral de la Planificación estratégica de una empresa, es un punto crítico más  del proceso de gestión. Esto nos dice que la gestión de una empresa debe venir guiada por el Presupuesto. Cuando deseamos llevar a cabo una reducción de Costes, debemos pensar en:

  • No reducir los gastos que son claves para el futuro de la empresa.
  • No reducir aquellos gastos que generan VALOR, como son el I+D+i, la formación o el Marketing

En un presupuesto Convencional o tradicional, sencillamente observamos los gastos del ejercicio anterior y en función de las necesidades adaptamos dichos gastos para el nuevo ejercicio.

En el caso del Presupuesto Base Cero, debemos defender y justificar el Importe Total partiendo desde CERO, o sea que debemos clasificar cada Gasto, en función de objetivos o beneficios que aporta a la Empresa.

El hecho de presupuestar, nos permite imputar recursos de manera eficente, a los fines más eficaces  para alcanzar los objetivos de la empresa en función de: Necesidades, Amenazas, Riesgos y Oportunidades. (Se recomienda realizar un análisis DAFO)

Las Áreas de Aplicación en el sector privado, (según Peter A. Pyhr (EEUU))   serían:

  • Logística
  • Recursos Humanos
  • Relaciones Públicas
  • Control de Producción
  • Área financiera

pero no es aconsejable en:

  • Dpto. de Ventas
  • Fabricación
  • Presupuesto de Capital

La implantación en el área de los Gastos Generales es muy compleja. Por que son difíciles de medir, por un lado y por el otro por su impacto a largo plazo.

Pasos para elaborar un Presupuesto de Base Cero:

  • 1. Elaborar Paquetes de Decisión
  • 2. Clasificar dichos Paquetes
  • 3. Asignación de Recursos

¿Cómo se elabora un Paquete de Decisión?

Un Paquete de Decisión:

                – Debe estar bien identificado

                – Responder a un propósito

                – Definir las actividades que necesitamos para alcanzar los objetivos

                – Alternativas (y sus costes) para alcanzar los mismos objetivos

                – Ventajas /inconvenientes de continuar con esa actividad.

                – Pérdidas si se abandonase

                – Presentación del Presupuesto (Para cada paquete)

                – Reuniones para evaluar los costes frente a los beneficios

Las Reuniones son la base para la Elaboración de Paquetes de decisión:

                – ¿Cuánto gastamos ahora?

                – ¿Qué conseguimos con ese gasto?

                – Previsión de gastos para el próximo ejercicio

                – ¿Qué obtendremos a cambio?

                – ¿Podríamos hacerlo mejor, más económico, más fácil y más rápido?

                – ¿Debemos incrementar o reducir los gastos en esta unidad?

                – ¿Podemos abandonar alguna unidad sin perder Valor?

                – ¿Hay algo más que se pueda hacer?

  •                ¿Qué es?
  •                ¿Cuánto nos costará?
  •                ¿Qué rentabilidad nos aportará?

      ¿Cómo se clasifican los Paquetes de Decisión?

                1. – El responsable se encarga de clasificar todas sus unidades

                2. – El responsable superior recurre a dirección participativa para clasificarlas

                3. – Se pueden fijar criterios y que sea un comité el que clasifique

                En todo caso, los criterios siempre estarán alineados en función de los Objetivos estratégicos de la empresa.

Asignción de los Recursos

Una vez clasificados los paquetes de decisión, se procede a asignar los Recursos.

Conclusión: El Presupuesto es una parte fundamental en la Planificación Estratégica de la empresa, por ello un punto crítico más del Proceso de Gestión, ya que dosponemos de recursos limitados para asignar a exigencias sin límite.

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