El Control de Gestión: (I) El Presupuesto.

La verdad es que no se muy bien como definir el título mi artículo, a pesar de que le dedico gran parte de mi tiempo. Voy a resumir lo que yo entiendo por  “control de gestión”, y para ello, me voy a apoyar en herramientas que considero básicas:

• El presupuesto
• La Tesorería
• Los Centros de Coste
• Algunas Medidas Concretas

Para mí, el presupuesto es la verdadera herramienta del Control de Gestión de la empresa. Podemos definirlo como “aquel proceso que da a los recursos los destinos más eficaces para alcanzar los objetivos de la empresa”. El solo hecho de formularlo ya nos exige un estudio de cada una de las partidas de gasto⁽¹⁾ que lo componen. Este análisis nos hará replantearnos cada gasto, y lo que es más importante, si es imprescindible o no para conseguir los fines propuestos. No olvidemos que el presupuesto debe obedecer a un Plan Estratégico de la empresa, que con anterioridad ha sido formulado.

Para formularlo, seguramente hicimos previamente un análisis DAFO, que nos permita conocer cuales son las Oportunidades y Amenazas que nos depara el entorno o escenario en que trabajamos, -variables que no podemos controlar directamente- y las Fortalezas y Debilidades que nuestra empresa tiene, -que debemos conocer correctamente-.

Pero el objetivo fundamental de todo presupuesto, en mi opinión, es sin lugar a dudas GESTIONAR, y eso presupone siempre reducir costes, pero no todos. Aquellos que son claves para la compañía o los que generan valor, como son la Formación, la I+D+i o el marketing, entre otros, jamás deben ser reducidos sin un análisis pormenorizado.

Lo fácil a la hora de formular un presupuesto, es partir de los gastos de estructura del ejercicio anterior, ajustando las partidas en función de lo que será la realidad del negocio en el ejercicio siguiente. Simplemente esto, si lo hiciesen todas las empresas, ya es mucho.

Pero una herramienta fundamental en la Gestión de cualquier empresa es el Presupuesto de Base Cero. Este, prefiere partir de cero a la hora de analizar cada una de las partidas de Gasto, en lugar de alterar arriba/abajo el dato del ejercicio anterior, de forma que se pregunta:

• ¿Cuánto gastamos ahora?
• ¿Qué conseguimos con ese gasto?
• ¿Qué obtendremos a cambio?
• ¿Podríamos hacerlo mejor, más económico, fácil y rápido?
• ¿Debemos incrementar o reducir los gastos en esta unidad?
• ¿Podemos abandonar alguna unidad sin perder Valor?
• ¿Se puede hacer algo distinto?
  • ¿Qué es?
  • ¿Cuánto nos costará?
  • ¿Qué rentabilidad nos aportará?
  • ¿ Cual es la Previsión de gastos para el próximo ejercicio?

El presupuesto pues, nos está adelantando el conocimiento exhaustivo de determinados gastos: El ‘compromiso’ de gasto, su importe, su vencimiento de pago, su periodicidad, … en definitiva nos avanza ‘casí’ un verdadero Plan de Tesorería.

El Presupuesto, nos permite PLANIFICAR.

Autor: Josá María Marco Lázaro.

(1) Hay que decir, que existen muchos tipos de presupuesto, pero no me voy a detener hoy en ellos.