El presupuesto Base Cero

El Presupuesto, como parte integral de la Planificación estratégica de una empresa, es un punto crítico más  del proceso de gestión. Esto nos dice que la gestión de una empresa debe venir guiada por el Presupuesto. Cuando deseamos llevar a cabo una reducción de Costes, debemos pensar en:

• No reducir los gastos que son claves para el futuro de la empresa.
• No reducir aquellos gastos que generan VALOR, como son el I+D+i, la formación o el Marketing

En un presupuesto Convencional o tradicional, sencillamente observamos los gastos del ejercicio anterior y en función de las necesidades adaptamos dichos gastos para el nuevo ejercicio.

En el caso del Presupuesto Base Cero, debemos defender y justificar el Importe Total partiendo desde CERO, o sea que debemos clasificar cada Gasto, en función de objetivos o beneficios que aporta a la Empresa.

El hecho de presupuestar, nos permite imputar recursos de manera eficente, a los fines más eficaces  para alcanzar los objetivos de la empresa en función de: Necesidades, Amenazas, Riesgos y Oportunidades. (Se recomienda realizar un análisis DAFO)

Las Áreas de Aplicación en el sector privado, (según Peter A. Pyhr (EEUU))   serían:

• Logística
• Recursos Humanos
• Relaciones Públicas
• Control de Producción
• Área financiera

pero no es aconsejable en:

• Dpto. de Ventas
• Fabricación
• Presupuesto de Capital

La implantación en el área de los Gastos Generales es muy compleja. Por que son difíciles de medir, por un lado y por el otro por su impacto a largo plazo.

Pasos para elaborar un Presupuesto de Base Cero:

• 1. Elaborar Paquetes de Decisión
• 2. Clasificar dichos Paquetes
• 3. Asignación de Recursos

¿Cómo se elabora un Paquete de Decisión?

Un Paquete de Decisión:

                – Debe estar bien identificado

                – Responder a un propósito

                – Definir las actividades que necesitamos para alcanzar los objetivos

                – Alternativas (y sus costes) para alcanzar los mismos objetivos

                – Ventajas /inconvenientes de continuar con esa actividad.

                – Pérdidas si se abandonase

                – Presentación del Presupuesto (Para cada paquete)

                – Reuniones para evaluar los costes frente a los beneficios

Las Reuniones son la base para la Elaboración de Paquetes de decisión:

                – ¿Cuánto gastamos ahora?

                – ¿Qué conseguimos con ese gasto?

                – Previsión de gastos para el próximo ejercicio

                – ¿Qué obtendremos a cambio?

                – ¿Podríamos hacerlo mejor, más económico, más fácil y más rápido?

                – ¿Debemos incrementar o reducir los gastos en esta unidad?

                – ¿Podemos abandonar alguna unidad sin perder Valor?

                – ¿Hay algo más que se pueda hacer?

•                ¿Qué es?
•                ¿Cuánto nos costará?
•                ¿Qué rentabilidad nos aportará?

      ¿Cómo se clasifican los Paquetes de Decisión?

                1. – El responsable se encarga de clasificar todas sus unidades

                2. – El responsable superior recurre a dirección participativa para clasificarlas

                3. – Se pueden fijar criterios y que sea un comité el que clasifique

                En todo caso, los criterios siempre estarán alineados en función de los Objetivos estratégicos de la empresa.

Asignción de los Recursos

Una vez clasificados los paquetes de decisión, se procede a asignar los Recursos.

Conclusión: El Presupuesto es una parte fundamental en la Planificación Estratégica de la empresa, por ello un punto crítico más del Proceso de Gestión, ya que dosponemos de recursos limitados para asignar a exigencias sin límite.